انجام پایان نامه

درخواست همکاری انجام پایان نامه  بانک مقالات رایگان انجام پایان نامه

سفارش پایان نامه

|

انجام پایان نامه ارشد

انجام پایان نامه

انجام پایان نامه |مدیریت اسناد

21 صفحه


انواع نامه هاي اداري :
الف) نامه هاي وارده : كليه نامه هايي كه از بيرون سازمان توسط اشخاص و شركتها دريافت مي شود .
ب) نامه هاي صادره : كليه نامه هايي كه از درون سازمان براي اشخاص و شركتها ارسال مي گردد .
ج) نامه هاي محرمانه : نامه هايي كه اطلاع از مفاد آن براي همه كس مجاز نبوده و فقط افراد داراي مجوز حق رويت و خواندن آن را دارند .
«از نظر اداري به نامه هاي محرمانه و سرّي ، اسناد طبقه بندي شده گويند »

درجه محرمانه بودن اسناد طبقه بندي شده : محرمانه ، خيلي محرمانه ، سرّي ، خيلي سرّي

نحوة ثبت و نگهداري اسناد طبقه بندي شده :

1-    هر برگ از اسناد طبقه بندي بايد به مهر نوع طبقه بندي ( محرمانه و  .......... و خيلي سرّي)مهمور گردد .
2-    در صورت داشتن بيش از يك صفحه بايد كليه برگها شماره گذاري و روي هر صفحه بدين صورت نوشته شود (صفحه 3 از 5 صفحه ).
3-    رونوشت و توزيع سند بايد دقيقاً كنترل شود
4-    محل ارجاع هر سند بايددر هر موقع روشن و مشخص باشد
5-    پيشنويسها ، يادداشتها و دستگاه كپي بايد حفاظت و در حكم اسناد طبقه بندي شده باشد .
مسئوليت نظارت و اجراي دقيق مقررات اسناد طبقه بندي در سازمان از وظايف چه واحدي مي باشد ؟ دفتر حراست سازمان

تعريف يادداشت اداري : اگر بخواهيم در داخل سازمان پيام يا موضوعي را به اطلاع واحدهاي ديگر برسانيم بدان يادداشت اداري گويند . ويژگي يادداشت اداري عبارت است از :
1-    معمولاً از فرم يادداشت (فرم غير از نامه اداري) استفاده مي شود
2-    ثبت مقررات اداري نامه نگاري مثل مهر سازمان ، شمارة دبيرخانه و غيره لازم نيست .
3-    فقط درج امضاء واحد مربوطه و تاريخ درآن الزامي مي باشد
4-    معمولاً يادداشت به صورت دست نويس ارائه ميشود (بجاي تايپ شدن)


اعتبار يك سند يا نامه اداري در چه چيزهايي است :
         الف) متن تايپ شده
          ب) سربرگ مخصوص نامه هاي اداري
          ج) اصول نگارش در نامه هاي اداري
          د) مهر شركت و امضاء مسئول مربوطه
          ه) تاريخ و شماره نامه طبق دفاتر ثبت نامه يا انديكاتور

پاراف كردن در نامه هاي اداري : به كسي كه با گذاشتن علامت ، نشانه يا امضاء در ذيل اسناد ، مكاتبات يا نامه هاي اداري متن يا محتواي يك نامه را رؤيت ، كنترل يا تأييد مي كند را پاراف كردن نامه گويند . پاراف كردن در حقيقت نوعي امضاي موقت است كه در نامه هاي اداري به روي پيش نويس انجام مي گيرد.


«فصل دوم»


دبير خانه و جايگاه آن در سازمان   

دبيرخانه : واحدي از سازمان كه كليه امور مربوط به مديريت اسناد در آنجا انجام مي گيرد (مثل ارسال مراسلات ، مديريت فرمها ، مديريت گزارشها و دستورالعملها ، مكاتبات ) .

جايگاه يا فرم تشكيلاتي دبيرخانه : فرم تشكيلاتي هر دبيرخانه ارتباط مستقيم به حجم كار، وظايف كلي سازمان ، سيستم كاري و نحوة ارتباط واحدهاي داخلي آن با يكديگر دارد . لذا با توجه به مطالب فوق معمولاً دو روش براي دريافت ، ثبت و صدور مكاتبات در سازمانها اعمال مي گردد .
                    الف) نظام متمركز دبيرخانه
                     ب) نظام غير متمركز دبيرخانه



نظام متمركز دبيرخانه : در نظام متمركز ، كليه مكاتبات اعم از نامه هاي وارده و صادره توسط يك واحدي به نام دبير خانه مركزي دريافت ، ثبت و توزيع مي گردد .
پستهاي سازماني در نظام متمركز دبيرخانه :
 1- رئيس دبيرخانه
 2- مسئول ثبت نامه ها در دفتر انديكاتور و انديكس
 3- مسئول ارجاع نامه ها
4- مسئول پيگيري نامه ها   
5- نامه رسان
تعداد پستهاي سازماني در نظام متمركز دبيرخانه چگونه تعيين مي شود : اگر چه تعيين پستهاي سازماني دبيرخانه به عوامل زيادي از قبيل حجم كاري ، تعداد پرسنل سازمان ، ميزان ارتباط با سازمانهاي بيروني و غيره دارد ولي فرمول تقريبي تعداد كاركنان مورد نياز دبيرخانه به طريق زير محاسبه ميگردد .
تعداد نامه ها × زمان لازم هر مرحله از كار به دقيقه
1-كل ساعات مصرف شده براي انجام كار=
 60

كل ساعات مصرف شده براي انجام كار
2- تعداد كاركنان مورد نياز =
 ساعات كار( به دقيقه) هر نفر در روز


مراحل كار دبير خانه در نظام متمركز :

الف) نامه هاي وارده : همه نامه هاي وارده در اين نظام ، توسط نامه رسان به مسئول دريافت نامه تحويل شده و پس از بررسي و حصول اطمينان از ارتباط مفاد نامه با سازمان مربوطه رسيد مي گردد . رسيد معمولاً دردفتري بنام دفتر نامه هاي وارده (دريافت نامه) انجام مي گيرد .


2-پس از دريافت نامه توسط متصدي دريافت نامه و ارائه رسيد اقدامات زير انجام مي گيرد .
1-2 ) تشخيص نامه اداري از غير اداري
2-2 ) تشخيص و تعيين محرمانه بودن يا عادي بودن نامه
3-2 ) توجه به ساير نكات نامه مثل تاريخ ، شماره ، امضاء
4-2 ) مهر كردن قسمت پايين نامه به مهر (ورود نامه)براي ثبت شماره انديكاتور(ثبت دفتر) وتاريخ آن
5-2 ) ارجاع به محل مربوطه



3-پس از انجام اقدامات فوق محل اقدام يا شخص اقدام كننده ( محل ارجاع )توسط رئيس دبيرخانه يا توسط مسئول ارجاع نامه ها مشخص و ارسال مي گردد . محل  ارجاع بستگي به شرح وظايف هر واحد و خط مشي و سياست اداري سازمان دارد .


دفتر انديكاتور ( دفتر ثبت نامه هاي وارده و صادره )وچگونگي ثبت آن :

روش معمول در اكثر وزارتخانه ها و سازمانهاي دولتي بدين صورت است كه نامه ها پس از رسيد شدن و تعيين محل اقدام (ارجاع) در دفتري بنام دفتر ثبت نامه ها (انديكاتور)ثبت مي گردد .
دفتر انديكاتور داراي دو صفحه براي نامه هاي وارده به سازمان و صفحه نامه هاي صادره به سازمان دارد . اگر چه شكل و فرم اين دفتر در شركتهاي مختلف متفاوت مي باشد ولي در شركتهاي داراي نظام متمركز دبير خانه از فرم زير پيروي ميكنند.
شماره گذشته : اگر در خصوص اين نامه قبلاً مكاتباتي صورت گرفته است شماره دفتر انديكاتور نوشته مي شود
شرح نامه : خلاصه اي از مفاد و موضوع نامه
چنانچه نامه پيوست داشته باشد تعداد اوراق پيوستي درج مي گردد.
«پس از ثبت نامه ها در دفتر انديكاتور در محل تعيين شده مهر (ورود نامه) درج و شماره دفتر انديكاتور در آن ثبت مي شود .
شرح صفحه صادره دفتر انديكاتور : صفحه سمت چپ دفتر انديكاتور به نامه هاي صادره از سازمان اختصاص دارد . در خصوص اينكه چرا عمده دفاتر انديكاتور به اين صورت تنظيم شده اند كه در يك طرف نامه هاي وارده به سازمان و در طرف ديگر نامه هاي صادره درج مي گردد اين منطق است كه تا زماني نامه اي وارد سازمان نشود جواب آنچناني نخواهد داشت بنابراين با دو طرفه كردن دفاتر انديكاتور سعي مي نمايد مسائل در كنار هم قرار گيرند تا به آساني قابل تحليل و پاسخگويي باشد . اما اگر نامه اي فقط از طرف سازمان براي افراد و شركت هاي بيروني صادر شد در مقابل صفحه وارده خط كشيده مي شود .

انجام پایان نامه مدیریت

برای دریافت فایل کامل مقاله از لینک زیر استفاده نمایید

 

دانلود

سفارش پایان نامه