انجام پایان نامه

درخواست همکاری انجام پایان نامه  بانک مقالات رایگان انجام پایان نامه

سفارش پایان نامه

|

انجام پایان نامه ارشد

نوشته شده توسط moshaveranetehran.net   
دسته: انجام پایان نامه | مقالات
نمایش از سه شنبه, 02 شهریور 1395 18:39
بازدید: 161

مقدمه :

نقطه آغاز بودجه ريزي در هر مؤسسه برآورد مقدار فروش است.

در واقع ضرورت تعيين حدود فروش آتي آنقدر مهم است كه حتي درمؤسساتي  كه از سيستم كنترل بودجه‌اي استفاده نمي‌شود كوشش هائي براي تخمين درآمد حاصل از فروش به عمل مي آيد. زيرا مديريت مؤسسات به خوبي آگاهند كه خون حياتي مؤسسه همان درآمد است.

1- موارد استفاده از پيش‌ بيني فروش

علاوه بر تخمين و برآور مقدار درآمدهاي آتي، از پيش‌بيني فروش استفاده‌هاي متعدد ديگري نيز به عمل مي آيد. في‌المثل پيش‌‌بيني مذكور، هسته مركزي هم‌آهنگي فاليت هاي مؤسسه را تشكيل مي‌دهد و برنامه‌ريزي توليد، براساس پيش‌بيني فروش انجام مي‌گيرد.

مضافاَ پيش بيني فروش به كنترل موجودي‌ها ياري مي‌دهد. ولي در اينجا يادآور مي‌گردد كه براي حفظ موجودي انباردر حد معقول، بايد نوسانات فروشدر ماه‌هاي مختلف  برآورد شود. اطلاع از نقاط اوج واقل تقاضا، اين امكان را براي مديريت فراهم مي‌سازد كه با توجه به آن، موجودي‌ها را نگهداري و كنترل نمايد.

بسياري از شركت ها و مؤسسات از پيش‌بين فروش، به عنوان پايه برنامه‌ريزي فعاليت‌هاي تبليغاتي استفاده مي‌كنند. در واقع در بعضي شركت‌ها بودجه تبليغات برحسب درصدي از برآورد مقدار فروش تهيه و تنظيم مي‌گردد. پيش‌بيني فروشهر يكاز محصولات، امكان آنرا ايجاد مي‌كند كه براي افزايش تقاضاي محصولاتي كه فروش كمتري ( پيش‌بيني فروش نشان مي‌دهد كه احتمال تغييرات تقاضا بابت محصولات شركت چه زماني خواهد بود و اين مسئله ، براي برنامه‌ريزي پژوش و گسترش در زمينه محصولات مؤسسه حائزاهميت بسيار است.)

( به عبارت بسيارساده، عملاَ كليه فعاليت‌هاي مؤسسه به پيش‌بيني فروش مرتبط است)

2- مراحل پيش‌بيني فروش

( روش خاصي وجود ندارد كه به موجب آن نتايج حاصله كاملاَ صحيح ودرست باشد ولي برخورد سنجيده ومنظم با مساله، خود شيوه‌اي براي كاهش حاشيه اشتباه محسوب مي‌شود.

مراحل كلي پيش‌بيني فروش به شرح زير است:

- محصولات مؤسسه به دسته‌هاي مختلف طبقه‌بندي مي‌‌گردد.

- عوامل موثر بر فروش هر يك از طبقات محصول مورد ارزيابي ارزيابي قرار مي‌گيرد.

- روش يا روش‌هاي پيش بيني مناسب براي برآورد فروش هر يك از طبقات محصول انتخاب مي‌شود.

- آمار واطلاعات مربوط جمع‌آوري ، طبقه‌بندي ، تعديل وارزيابي مي‌گردد.

- مفروضاتي درباره عواملي كه قابل اندازه‌گيري يا پيش‌بيني نيست اتخاذ مي‌گردد.

- پيش‌بيني ها برحسب طبقات معين محصول، انواع محصول و مناطق مختلف صورت مي‌گيرد.

- پيش‌بيني ها برحسب طبقات معين محصول، انواع محصول و مناطق مختلف صورت مي‌گيرد.

- هر چند گاه يكبار عمليات وارسي شده و در صورت لزوم پيش‌بيني‌ها مورد تجديد نظر قرار مي گيرد.

3- روش‌هاي پيش‌ بيني فروش

عليرغم تعدد روش‌هاي پيش‌بيني، نمي‌توان ازروشي به عنوان بهترين روش پيش‌بيني فروش نام برد. طبقات مختلف محصول ايجاب مي‌كند كه از روش‌هاي مختلفه براي پيش‌بيني فروش استفاده شود.

عوامل مهم متعددي در گزينش روش موثر است كه مهمترين آن به شرح زير مي‌باشد:

- كوچكي يابزرگي مؤسسه

- نوع وتنوع محصولات

- روش‌هاي توليد

- ويژگيهاي بازار

- مجاري وروش‌هاي توزيع

- هزينه نسبي روش‌هاي مورد استفاده

- وجود كاركنان ورزيده

- مدت دوره مورد پيش‌بيني

شش روش براي پيش‌بيني فروش وجود دارد كه در پيش‌بيني‌ها معمولاَ از يك يا چند روش به شرح ذيل استفاده مي شود:

- نظرات كميته مديران

- نظرات فروشندگان

- تحليل همبستگي

- تحليل روند

- تحليل صنعت

- تركيب روش‌هاي مختلف

بايد توجه به امتيازها و محدوديت‌هاي هر روش‌ توه خاص مبذول گردد.

مديريت مؤسسه مي‌بايست با مطالعه وبررسي عوامل داخلي وخارجي موثر بر فاليت‌هاي مؤسسه ، همچنين امتيازها ومحدوديت‌هاي هر روش، انتخاب خود را درباره روش‌پيش‌بيني به عمل آورد.

3-1 - روش نظرات كميته مديران

 در اين روش ، چندتن از مديران مؤسسه در كميته‌اي گرد هم جمع شده و نظرات خود را درباره ميزان فروشآتي ابراز مي‌دارند و در مجموع به يك نظر خاص مي‌رسند. در اين روش به جاي شيوه فردي، ازشيوه گروهي استفاده مي‌گردد. معمولاَ مديران عضو كميته مورد بحث،بر حسب تخصص در فعاليت‌هاي مختلف مؤسسه انتخاب مي‌شوند.

انجام اين كار در مواقعي كه از بودجه‌ريزي متوالي استفاده شده وارقام بودجه هر ماه مورد تجديد نظر قرار مي‌گيرد ضروري است. در اين روش  ماهي كه تازه خاتمه يافته از بودجه حذف و ارقام مربوط به ماه جديدي به بودجه اضافه مي‌شود. باين ترتيب بودجه مؤسسه همواره ارقام مربوط به يكسال آتي را در بر مي‌گيرد.

مهمترين امتيازي روش پيش‌بيني فروش برحسب  نظرات كميته مديران، آنستكه در اين روش گروهي از افراد كه در موقعيتي ممتاز قرار گرفته و از عوامل مهم  موثر بر فعاليتهاي مؤسسه مطلع هستند گرد هم جمع مي‌شوند.  في‌المثل مدير فروش  نظر تخصصي خود را درباره امكان بالقوه  بازار فروش محصولات مؤسسه، و مدير توليد اطلاعات لازم را درباره ظرفيت و امكانات توليد و مدير مالي آمار واطلاعات مربوط به وضعيت مالي مؤسسه را ارائه مي‌دهند.

مدير خريد نيز مي‌تواند عضو موثري دركميته مديران مورد بحث باشد. او اطلاعات لازم را درباره قيمت‌ها، منابع خريد و وجود مواد اوليه در اختيار دارد.

البته چنانچه مؤسسه داراي مدير امور بودجه باشد . او اطلاعات لازم را درباره قيمت‌ها، منابع خريد و وجود مواد اوليه در اختياردارد.

البته چنانچه مؤسسه داراي مدير امور بودجه باشد مي توان او را عضو كميته مذكور كرده ويا اينكهن او را به صورت مشاور در اختيار اين كميته قرار داد.

در روش‌ نظرات كميته مديران،مطالعات دقيق آماري و جداول و نمودارهاي مربوطه حذف مي‌شود. به اعتقاد بعضي افراد، اين خود امتياز روش مذكور محسوب مي‌گردد. در واقع بعضي شركت‌ها و مؤسسات، فاقد افراد ورزيده و متخصص جهت تهيه مطالعات آماري مفصل بوده و تنها راه پيش‌بيني و برآورد فروش،اتكاء به نظرات مديران است.

بهرحال عده‌اي معتقدند  كه توانائي پيش‌بيني منطقي و قابل قبول فروش بدون استفاده از اطلاعات مفصل آماري خود امتيازي محسوب مي‌گردد.

به نظرعده‌اي ديگر اتكاء به نظرات افراد، از محدوديت‌هاي روش پيش‌بيني است. به اعتقاد اينان در پيش‌بيني و برآورد فروش استفاده از تحليل‌هاي آماري، به مراتب بر نظرات شخصي رجحان دارد زيرا نظرات مذكور صرفاَ متكي به حدس و گمان نبوده ومتكي به منبع آماري از قبيل پيش‌بيني‌هاي اقتصدي ، تحليل همبستگي و گرازش‌هاي مربوط به بازار مي‌باشد.

انتقادهاي فوق درباره پيش‌بيني‌ها ونظرات سردستي مديران صادق است. ولي همانطور كه قبلاَ اشاره شد نظرات مديران فروش، توليد مالي و ساير مقامات شركت، تنها بر مبناي تجربيات واطلاعات شخصي اتخاذ نمي گردد.

مديران فوق در بسياري از موارد پيش از هرگونه نتيجه‌گيري، آمار و اطلاعات مربوط به عوامل داخل و خارج از مؤسسه را به مقياس وسيع، مورد مطالعه و بررسي قرار مي‌دهند. پس مي‌توان گفت گرچه  ارقام آماري هنگام بيان نظرات مديران، احتمالاَ مستقيماَ  بيان و ارائه نمي‌شود ولي در واقع امر،نقش بسيارمهمي در شكل گيري نظرات آنان دارد.

بهر تقدير  استفاده مطلق از نظرات كميته مديران در پيش‌بيني فروش در يك موسسه بزرگ با خطوط توليد مختلف، قابل تامل است.

پيش بينيو برآورد فروش جداگانه هر يك از محصولات، مستلزم صرف ساعات بسياري از اوقات گرانبهاي مديران است. اگر كميته فقط كل فروش را برآورد كند در آن صورت باز بايد رقم فروش كلي بر حسب محصول،  فصول مختلف و مناطق متفاوت تفكيك گردد تا بتوان براساس آن مقدار فروش خريد، توليد، فعاليت‌هاي تبليغاتي  و امور مالي را برنامه‌ريزي و كنترل كرد.

مؤسسات و شركت‌هاي بزرگ مي‌توانند از مزاياي پيش‌بيني طبق نظرات كميتته مديران استفاده نمايند مشروط بر‌ آنكه تعديلاتي در اين روش انجام گيرد. في‌المثل مي‌توان از اين روش براي بررسي برآوردهائي كه طبق روش‌هاي ديگر انجام گرفته، استفاده كرد. در حقيقت روش مذكور ابزار فوق‌العاده مطلوبي براي صيقل پييش‌بيني هاي ديگر است.

5- روش نظرات فروشندگان

اين روش از قديمي‌ترين  روش‌هاي موجود است. مؤسسات به صور گوناگون از آن استفاده مي‌كنند. در يك حالت ، مؤسسه از فروشنگان محوصل خود تقاضا مي‌كند  كه مقدار فروش را در منطقه خود طي دوره آتي برآورد نمايند. به اين منظور فرم‌هائي براي فروشندگان ارسال مي‌شود.

در منطقه منعكس مي‌گردد، به موازات اطلاعات مذكور، محلي براي درج برآورد فروشندگان در نظر گرفته مي‌‌شود.

آمار و رقم مربوط به گذشته، پايه‌اي براي فروشنده محسوب شده و با توجه به اطلاعاتي كه درباره بازار دارد امكان افزايش يا كاهش آنرا طي دوره آتي تعيين مي‌كند.

در مؤسسات و شركت‌هائي كه در مناطق شعبي دارند معمولاَ مديران فروش شعب در مناطق، پس از دريافت فرم‌هاي مذكور ازفروشندگان، برآوردهاي انجام شده را بطور انتقادي مورد بررسي قرار مي‌دهند.

در فرم‌هاي مورد گفتگو، ستون اضافي براي برآورد مديران فروش مناطق در نظر نظر گرفته مي‌شود.

مديران مناطق مي‌توانند برآوردها را افزايش يا كاهش دهند. مديران فروش مناطق علاوه بر توجه به مقدار كلي فروش كلي فروش محتمل در منطقه ، شخصيت  فروشنده، قابليت و گرايش‌هاي بدبينانه يا خوش‌بينانه او را در ارزيابي برآوردهاي  انجام شده، مورد ملاحظه قرار مي‌دهند.

مديران فروش منطقه سپس برآوردهاي فروشندگان را برحسب نوع محصول و شهرها خلاصه كرده و آنرا به دفترمركزي مؤسسه ارسال مي‌دارند. در دفترمركزي مدير فروش مؤسسه وكاركنانش ارقام مربوطه را بررسي نموده و باتوجه به اطلاعات وتجارب خود، اصلاحات وتعديلات لازم را در آن به عمل مي‌آورند.

حال اگر در مؤسسه واحد بررسيهاي بازاريا واحد بررسيهاي اقتصادي موجود باشد مي توان براي كنترل بيشتر،ارقام فوق را با برآورد‌هائيكه اين واحد به عمل آورده مقايسه وتطبيق كرد. پس از رفع اختلافات و مغايرت برآوردهاي مختلف، مجموع ارقام فوق، در واقع پيش‌بيني وبرآورد كل فروش مؤسسه را طي دوره آتي برحسب نوع محصول ، منطقه و قسمت نشان مي دهد.

استفاده از روش نظرات فروشندگان براي برآورد فروش دو امتيازدارد. اول اينكه در اين برآورد از كساني آغاز مي‌شود كه بيش از همه به مشتريان نزديك بوده و در نتيجه بيشترين آشنائي را با آنان دارند.

دوم آنكه برآوردهاي مذكور از سوي كساني كه بوضع  كلي اقتصادي واثرات آن بر تقاضا اطلاع دارند مورد جرح وتعديل قرار مي‌گيرد، باين ترتيب روند مهم تحليل و رفع اختلافات و مغايرت در برآورد‌ها انجام مي‌گيرد.

مضافاَ در اين روش كسانيكه بنحوي از انحا با فروش محصول سرو كار دارند، در روش پيش‌بين و برآورد نقش داشته  و كوشش زيادتري جهت تحقق آن به عمل مي آورند.

در مواردي با حذف برآورد انفرادي فروشندگان، نوع ديگري از اين روش بكار گرفته مي شود. در اينح حالت مدير فروش شعبه يا منطقه ، بدون مدد گرفتن  از فروشندگان ، برآورد فروش مربوط به منطقه را در خود راساَ انجام داده وآنرا به دفتر مركزي ارسال مي دارد. از اين مرحله به بعد عمليات مانند مورد پيشين است . امتياز از اين روش آنست كه مدت زماني كه براي برآورد وارسال نظرات انفرادي فروشندگان  و ادغام برآورهاي مذكور صرف مي گردد وجود نداشته وازآن صرفه جوئي مي‌‌گردد.  نقطه ضعف اين روش اين نيز دقيقاَ همان است كه از اطلاعات وآگاهي فروشندگان بر بازارهاي محلي استفاده نشده ومضافاَ علاقه وتعهد فروشندگان به تحقق هدف‌هاي تعيين شده فروش، جلب نخواهد شد.

استفاده گسترده از نظرات فرشندگان در پيش‌بيني فروش نشانه قابليت اتكاء اين روش است. علت موفقيت روش نامبرده ، كنترل‌هاي متعدد  و  تعدد عاملين پيش بيني است. به علاوهن  تجربه نشان داده كه با استفاده از انگيزه‌هاي پولي، صحت پيش‌بيني فرشندگان بيشتر شده است.

شايد بزرگترين امتيازروش نظرات فرشندگان و همچنين دليل قابليت اتكاي آن، اين است كه از نظرات تخصصي كاركناني كه بيشترين نزديكي را به بازار دارند استفاده مي‌شود. زيرا مسئوليت پيش بيني فروش ،برعهده كساني است كه مسئوليت فروش را خود برعهده دارند. از نقطه نظر بودجه ريزي ، ويچگي‌ برجسته روش مورد گفتگو آنستكه فروش برحسب محصول، فروشندگان، منطقه و حتي مشتريان تفكيك شده و در نتيجه اطلاعات لازم را براي برنامه‌ريزي توليد وفعاليت‌هاي تبليغاتي فراهم مي آورد.

محدوديت و ضعف روش مورد بحث آنستكه در اكثر موارد فروشندگان فاقد اطلاعات و معلومات لازم درباره‌ اوضاع واحوال كلي اقتصادي ميباشند. ولذا احتمالاَ در برآورد فروش ، به روند كلي وضع اقتصادي و ساير  عوامليكه بر مقدار تقاضا تاثير ميگذارد توجهي ندارند. همانطوركه قبلا اشاره شد مي توان با جمع‌آوري امار و اطلاعات مربوطبه اوضاع و احوال اقصادي و روند  كلي آن و استفاده از آن در جهت تعديل برآوردهاي

روش ديگر براي جبران اين ضعف آنستكه اوضاع واحوال كلي اقتصادي وجود داشته باشد وتاثير محتمل اين شرايط بر فروش محصولات مؤسسه قبلاَ به اطلاع فروشندگان رسانه شود و سپس از آنها خواسته شود كه با توجه به اطلاعات مذكور، برآوردهاي خود را به عمل آورند.

عده‌اي معتقدند يكي ازمحدوديت‌ها و ضعف‌هاي اين روش آنستكه فروشندگان ،‌ ضعف مذكور را ترميم كرد.

روش ديگر براي جبران اين ضعف آنستكه  اوضاع و احوال كلي اقتصادي وشرايطي كه انتظار مي رود در دوره آتي در منطقه و كشور از لحاظ اقتصادي وجود داشته باشد و تاثير محتمل اين شرايط بر فروش محصولات مؤسسه قبلاَ به اطلاعات مذكور ، برآوردهاي خود را به عمل آورند.

عده‌اي معتقدند يكي از محدوديت‌ها و ضعف‌هاي اين روش آنستتكه فروشندگان چون مي‌دانند كه سهميه فروش آنان برحسب برآوردهاي آنان تعيين خواهد شد. لذا احتمالاَ كوشش مي نمايند كه فروش احتمالي دوره آتي را كمتر از واقع برآورد نمايند چون به اين ترتيب تحقق هدف تعيين شده ، براي آنان آسانتر خواهد بود.

6- روش تحليل همبستگي

براي صحت و دقت بيشتر برآورد فروش معمولاَ از روش‌هاي آماري استفاده مي‌گردد. در واقع رويهمرفته نظرات شخصي در اين روش‌ها حذف  شده، وبرآورد فروش كلاَ بر مبناي روشهاي آماري انجام مي گيرد. در بيشتر موارد ارقام وآمار موجود براي مطالعه  و بررسي ارتباطي كه بين فعاليت‌هاي مؤسسات و شركتها و صنايع مختلف وجود دارد كفايت كرده، و مي‌توان از آنها براي پيش‌بيني نسبتاَ دقيق وضع فعاليتهاي مذكور درآينده استفاده نمود. افراد ورزيده و متخصص مي توانند ارتباط بين عوامل مربوطه را تعيين كرده و با تقريب بسياركمي، فروش آتي شركت مؤسسه را پيش‌بيني نمايند. روش همبستگي كه رابطه بين دو يا چند عامل را محاسبه ميكند ، روش پذيرفته‌اي جهت پيش‌بيني فروش محسوب مي‌گردد.

آماردان مي‌تواند بين فروش مؤسسه خود و يك عامل اقتصادي موثر در خارج از موسسه ، كه آمار مربوط به آن انتشارمي‌يابد، رابطه ايجاد كند. في‌المثل اگر فعاليت شركت در زمينه امور ساختماني از قبيل  توليد آجر، وان، دستشوئي ومانند آن باشد آماردان مي‌تواند منطقاً فرض كند كه رابطه‌اي بين فروش شركت  وجوازهاي ساختماني وجود دارد. مي‌توان با تحليل همبستگي، صحت اين فرض را موردبررسي قرار داد.

درمورد ياد شده به احتمال قوي آماردان ، رابطه نزديك بين فروش شركت و جوازهاي صادرده ساختماني را ملاحظه كرده و به اين ترتيب شاخص با ارزشي جهت پيش‌بيني فروش محصول مؤسسه بدست خواهد آورد. احتمالاَ اگر به جاي مبلغ فروش ارتباط بين تعداد ب مقدار فروش با جوازهاي صادره مقايسه شود، همبستگي بين اين دو، گوياتر  ونزديكتربه  چشم خواهد خورد. في‌المثل اگر تعداد يا مقدار فروش محصول رابا سطح زيربنا جوازهاي ساختماني صادره مقايسه كند، متوجه خواهد شد كه ارتباط بسيار نزديكي بين آن دو وجود دارد.

مضافاَ به احتمال زياد آماردان پي خواهد برد كه چون فروش محصول موسسه، تا حدودي با فاصله  معيني پي ز اعطاي جواز ساختمان، صورت مي‌گيرد لذا تعداد جوازهاي ساختماني صادره، شاخص خوبي از لحاظ برآورد فروش محصول مؤسسه محسوب خواهد شد. در نتيجه ، خاصه در كوتواه مدت، براي برآورد فروش محصول مؤسسه نيازي به پيش بيني فعاليت‌هاي ساختماني نخواهد بود.

اگر تغييرات فروش محصول مؤسسه همزمان با تغييرات صدور جواز ساختماني صورت گيرد امتياز پيش گفته ازدست خواهد رفت. در اين شرايط استفاده از شاخص صدور جوازساختماني  صورت گيرد امتياز پيش‌ گفته از دست خواهد رفت. در اين شرايط استفاده از شاخص صدور جواز ساختماني هنگامي مفيد واقع خواهد شد كه روشي براي پيش بيني تغييرات آن، در دست باشد. اين كار شايد مستلزم آن است كه فعاليت‌هاي ساختماني با عامل ديگري كه به سهولت قابل پيش‌بيني است همبسته گردد.

مثال فوق نشان مي‌دهد مي توان از طريق مطالعه و تحليل وبررسي بين فروش مؤسسه وعوامل اقتصادي خارجي كه آمار آن انتشارمي‌يابد.

ارتباط برقرار كرد. پس از برقراري ارتباط، درحقيقت پايه پيش بيني فروش محصول مؤسسه ريخته مي‌شود.

براي تبيين بيشتر موضوع مثل ديگري ارائه مي گردد. طبق بررسيها معلوم گرديده ، كه بين فروش محصول مؤسسه ريخته مي‌شود.

براي تبيين بيشتر موضوع مثال ديگري ارائه مي‌گردد. طبق بررسيها معلوم گرديده ، كه بين فروشگاه‌هاي بزرگ و هزينه‌هاي مصرفي شخصي، ارتباط وجود دارد. باين ترتيب اگر اماردان بتواند هزينه‌هاي مصرفي شخصي را براي يك دوره آتي برآورد كند قادر خواهد بود كل فروش فروشگاه‌هاي بزرگ را تخمين بزند و سپس سهم شركت خود را ازفروش مذكور برآورد نمايد. براي اين برآورد بايد ارقام و سابقه مربوط به رابطه بين فروش مؤسسه و كل فروش فروشگاه‌هاي بزرگ مورد مطالعه و بررسي قرار گيرد.

مي‌توان با گسترش مطالعه، دقت ارتباط هاي مذكور را بيشتر كرد. في‌المثل مي شود رابطه بين هزينه مصرفي شخصي و فروش را در مناطق مختلف تعيين نمود. در كشورهاي غربي معمولاَ آمار و اطلاعات مربوطه برحسب مناطق ، توسط اطاق‌هاي بازرگاني منتشر مي شود. اگر اين آمار و اطلاعات در كشور ما نيز موجود باشد به سادگي مي‌توان محاسبات لازم را انجام داد.

نياز به متخصص

 تحليل همبستگي يك كار فني است. در نتيجه براي حصول نتايج منطقي و قابل قبول، بايد از متخصص استفاده كرد. براي ارزيابي روندهاي اتي ، تحليل‌گر مي‌بايست دلايل و منطق شيوه والگوي عملكرد گذشته را درك نمايد. بسياري از جزئيات از جمله امكانات و ظرفيت توليد وعرضه كالا توسط مؤسسه، روند قيمت محصولات آن، فعاليت‌هاي تبليغاتي براي گسترش فروش مؤسسه ، خلق وخوي مشتريان و نوع وحدود رقابت ساير مؤسسات را بايد مورد توجه قرار داد.

- كمك هاي بصري

معمولاَ براي ارائه ارتباط موجود بين فروش مؤسسه وعوامل اقتصادي خارجي، نمودارهائي به عنوان گواهي بصري توسط آماردانان ارائه مي شود.

اين نمودارها در تحليل‌هاي آماري نيز مورد استاده قرار مي‌گيرد.

في‌المثل احتمالاَ براي نمايش ارتباط‌هاي پيش گفته از نمودار استفاده خواهد شد. مي‌توان ازنمودار پراكندگي ، براي نمايش وضع فروش در دوره‌هاي قبل و روند آتي آن، استفاده كرد.

تهيه نمودارهائي كه فروش مؤسسه در آن با شاخص عمومي خاصي مقايسه مي‌گردد عموميت يافته است. في‌المثل مي‌توان شاخص فروش چند  سال گذشته را در نموداري باشاخص درآمد سرانه طي همان سال‌ها، مقايسه نمود.

به اين ترتيب به سهولت مي‌شود دريافت كه آيا روند تغييرات درآمد سرانه با روند تغييرات فروش مؤسسه هم‌زمان بودهن يا خير؟ گاه در بعضي موارد ملاحظه خواهد شد كه براثر تغيير درآمد سرانه در جهت بالا ويا پائين‏، مدتي قبل يا بعد، روند فروش، همان جهت را دنبال خواهد كرد.

اگر تغيير روند فروش با فاصله زماني و پس از تغيير روند درآمد سرانه انجام گيرد. اين رابطه كمك با ارزشي براي پيش‌بيني فروش در اختيارخواهد گذارد. ولي اگر تغييرات فروش هم‌زمان با تغييرات درآمد سرانه انجام گيرد دراين صورت لامز خواهد بود  كه شركت براي برآورد فروش محصول خود، تغييرات آتي درآمد سرانه را پيش‌بيني نمايد.

مضافاَ چون فروش محصولات  مختلف ارتباط متفاوتي با شاخص عمومي اقتضاد ودر اين مورد درآمد سرانه دارد، بهتر آنستكه علاوه بر كار فروش مؤسسه ، هر يك از محصولات مؤسسه بطور جداگانه ، با شاخص نامبرده مورد مقايسه قرار گيرد.

استفاده از تحليل همبستگي در همه موارد ميسر نمي‌باشد. اين روش بسيار فني بوده و انجام آن نياز به متخصص دارد. گاه چنين افرادي در دسترس نبوده و يا هزينه مربوطه از نقطه نظر مؤسسه قابل توجيه نيست. معمولاَ مؤسسات بزرگ اين افراد را استخدام مي كنند.

ولي مؤسسات كوچك چنين افرادي را در اختيارندارند. مضافاَ براي تشخيص و تعيين همبستگيبين دو يا چند عامل، نياز به مطالعه و بررسي مفصل مي باشد، و اين مطالعه پيوسته بايد ادامه يابد، اين كار نياز به يك و اغلب اوقات تعداد زيادتري متخصص دارد.

اين خطر نيز وجود دارد اتكاي پيش از  حد، به فروش آماري ايجاد شود. در اين صورت امتياز حاصل از ارزيابي و داوري مستقل رويدادها،توسط مديران مجرب از دست خواهد رفت. بهرحال تحليل همبستگي به عنوان مكمل داوري‌هاي شخصي روش بسيار ارزشمندي است.

9- روش تحليل روند

 در اغلب مواقع تحليل روند همعرض با تحليل همبستگي انجام ميگيرد. ولي بهرتقدير مي‌توان از هريك بطور جداگانه ومستقل استفاده كرد.

سه عامل اساسي بر الگوي فروش هر مؤسسه تاثير مي‌گذارد:

1- روندهاي رشد بلند مدت

2- نوسانات دوراني اقتصاد

3- نوسانات فصلي

اگر  تغييرات  غيرعادي حاصل از جنگ، اعتصاب، سيل، خشكسالي، تدابير دولت و مانند آن نمي‌بود تاثير عوامل مذكور در فوق باز بيشتر محصوص مي‌شد.

بهرحال در بعضي صنايع از قبيل برق، گاز، آب الگو فروش به حدي روشن است كه از طريق مطالعات آماري مي‌توان تاثير سه عامل مورد گفتگو در فوق را بر مقدار فروش به خوبي مشخص كرد. باين ترتيب هر يك از عوامل مذكوربرآورد شده، و روندهاي مختلف به آينده گسترش داده خواهد شد و به عنوان پايه پيش‌بيني مقدار فروش، مورد استفاده قرار خواهد گرفت.

بهر تقديردر بيشتر صنايع، تتحليل‌هائي ازنوع فوق فقط در برنامه‌ريزي بلند مدت مفيد واقع ميشود زيرا نتايج حاصله ازنقطه نظر پيش بيني‌هاي كوتاه مدت عملياتي،از صحت كافي برخوردار نيست.

مؤسساتي از قبيل شركت‌هايگاز، برق آب واتوبوسراني مي‌توانند با مطالعه عواملي مانند جمعتي مشتريان هزينه ودرآمد بطور جداگانه‌ يا در ارتباط با يكديگر روند فروش آتي را تعيين كنند. چون تغييرات جمعيت بر فروش هر مؤسسه تاثير مي‌گذارد لذا مطالعه روند جمعيت در حوزه فروش مؤسسه از اهميت ودقت بسياربرخوردار مي‌‌گردد. ولي بايد توجه داشت كه تغييرات جمعيت به تنهائي بر مصرف و درآمد تاثير نمي‌گذارد.

در اينمورد مطالعه وتحليل تغييرات عادات مشتريان نيز ضروري است.

در اين ارتباط مسائلي از قبيل تغييرات نرخ‌ها ، نوسانات فصلي  واثرات تبليغات از ملاحظات مهم محسوب مي‌گردد. باين ترتيب گرچه مي‌توان عاملجمعيت يا تغييرات فصلي را جداگانه پيش‌بينيكرد ولي چون اين دو، ارتباط بسيار نزديكي  باهم دارند، بايد رابطه آنها باهم نيزمورد مطالعه قرار گيرد.

شركت هائي از قبيل برق، آب گاز اتوبوسراني ( موسساتي كه خدمات آن مورد مصرف عامه است) معمولاَ فروش چند سال - اغلب پنج سال - را پيش‌بيني وبرآورد مي‌كنند. ولي بهرحال پيشبيني هاي مذكور حداقل سالي يكبار  مورد وارسي  وتجديد نظر قرار مي‌گيرد. اگرتغيير شرايط ايجاد كند وارسي پيش‌بيني‌ها با فاصله كوتاهتري انجام ميشود.

در اين روش نيز همچون تحليل همبستگي براي ارائه گواهي بصري از نمودار استفاده مي‌گردد.  دراينجا تاكيد مي شود كه تحليل‌هاي آماري، به تنهايي احتمالاَ بهترين پيش‌بيني‌ها را در اختيارنخواهد گذارد اما بهر صورت نقش مهمي در پيش‌بيني داراست وتوام با نظرات مديران مجرب  بهترين نتايج را حاصل خواهد كرد.

10- روش تحليل‌ صنعت

در روش تحليل صنعت، كوشش مي‌شود كه رابطه‌اي بين كل فروش صنت مربوطه وفروش مؤسسه  مورد نظر ايجاد گردد. اين رابطه  به صورت درصدي كه مؤسسه ازكل بازار فروش به خود اختصاص  مي دهد،  بيان مي‌شود.

اين روش اغلب در صنابع اتومبيل سازي مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

براي استفاده از اين روش ابتدا بايد آمار رشد كل صنت مربوطه بررسي و تحليل شود. سپس كل فروش صنعت طي دوره بودجه پيش‌بيني گردد.

 آنگاه الگويرشد مؤسسه مورد نظر با الگوي رشد كل صنعت  مربوط مقايسه شود. بايد ديد در صد فروش كل صنعت مربوط مقايسه شود. بايد ديد درصد فروش مؤسسه نسبت به فروش كل صنعت مربوط مقايسه شود. بايد ديد درصد فروش مؤسسه نسبت به فروش كل صنعت چه بوده است؟ پس از پاسخ به سؤالات فوق درصد سهم مؤسسه از بازار فروش صنعت مربوطه،  در دوره بودجه برآورد خواهد شد. حاصل‌ضرب درصد تعيين شده در پيش‌بيني فروش كل صنعت، رقم پيش‌يني فروش مؤسسه را بدست مي‌دهد.

روش مذكور تا وقتي قابل اعمال است كه بتوان كل فروش صنعت مربوطه ودرصد سهم مؤسسه از فروش ياد شده را، طي دوره بودجه برآؤرد كرد.

برآورد دو عامل فوق دشوار است. بهرحال باتوجه به آمار و اطلاعات منتشره در‌باره صنايع مختلف،پيش‌بيني مقدار فروش كل صنعت چندان دشوار نخواهد بود ولي برآورد سهم مؤسسه از كل بازار فروش با مشكل روبرو  بوده ودشوارتراست.اگر طي سال‌هاي گذشته روند مشخصي بوجود آمده باشد و مؤسسه درصد معيني از بازارحفظ كرده ويا به تدريج سهم خود را افزايش يا كاهش داده باشد امكان برآورد سهم آتي‌آن از بازار، نسبتاَ آسان خواهد بود. البته مشروط برآنكه  ساير عوامل، بطور قابل قبولي ثابت باقي بماند.

چنانچه سهم مؤسسه ازبازارفروشدر دوره‌هاي مختلف متفاوت بوده باشد در آن صورت تحليل صنعت براي پيش‌بيني فروش مؤسسه غير قابل اتكاء بوده و به نتايج زيان منجر مي‌گردد.

حجم  تبليغات، سليقه مشتريان وپذيرش محصولات ، كيفيت محصولات، قيمت‌هاي فروش و استراتژي مؤسسه در رقابت‌ با ساير مؤسسات از جمله عوامل مهم موثر بر تعيين سهم مؤسسه از بازار فروش است.

موسسه يا شركت وقتي مي‌تواند از روش مورد بحث استفاده كند كه به حد كافي بزرگ بوده وتصور تخصيص سهمي از بازار فروش به آن، قابل قبول باشد، مضافاَ بايد بتواند ضعف مربوطه را كاملاَ ارزيابي كرده و شرايط اقتصادي و ساير عوامل موثر استفاده كند كه به حد كافي بزرگ بوده و تصور تخصيص سهمي از بازار فروش به آن، قابل قبول باشد، مضافاَ بايد بتواند صنعت مربوطه را كاملاَ ارزيابي كرده و شرايط اقتصادي و ساير عوامل موثر بر تقاضا را پيش‌بيني نمايد.

- تركيب روش‌هاي مختلف

 گو اينكه هر يك از روش‌هائي كه تاكنون مورد بحث‌ قرارگرفته جداگانه و مستقلاَ قابل استفاده  است اما شيوه مطلوب براي پيش‌بيني دقيق، استفاده ازكليه يا تعدادي از روش‌هاي پيش‌گفته  باهم است. پس اگر در موسسه‌اي امكان آن فراهم باشد،بايد پيش‌بيني‌هاي مربوطه با استفاده از روش‌هاي آماري ،نظرات مديران، نظرات فروشندگان وتحليل صنعت انجام گيرد. به اين ترتيب نتيجه حاصله از هر روش با نتيجه حاصله از روش‌هاي ديگر مقايسه و كنترل شده و سرانجام پس از تحليل‌هاي  انتقادي ، رقم پيش‌بيني نهائي تعيين مي‌گردد.

شايد احتمالاَ هيچ مؤسسه‌اي پيش‌بيني‌هاي خود را صرفاَ مبتني بر يك روش خاص انجام ندهد. معمولاَ برآوردها با تركيب روش‌هاي مختلف با يكديگر صورت مي‌گيرد. باين ترتيب ضمن پرهيز از ضعف ها و محدوديت‌هاي روشهاي گوناگون ، از امتيازهاي آنان استفاده مي‌شود.

خاصه براي پيش‌بيني‌هاي بلند مدت ، استفاده  از روشهاي مختلف با يكديگر صورت مي‌گيرد. با اين ترتيب ضمن پرهيز از ضعف‌ها و محدوديت‌هاي روشهاي گوناگون، از امتيازهاي آنان استفاده مي‌شود.

خلاصه براي پيش‌بيني‌هاي بلندمدت، استفاده ازروشهاي مختلف با هم سودمند است. براي پيش بيني‌هاي كوتاه مدت استاده از روشهاي آماري وتعديل وتكميل آن با روش نظرات كميته مديران،يا نظرات فروشندگان، بهترين نتايج را حاصل مي‌كند.

12- گزينش روش

 همانطور كه اشاره شد استفاده از روش‌هاي متعدد براي پيش‌بيني فروش دقت  و صحت برآورد را  زيادتر مي‌كند زيرا نتيجه هر روش با نتيجه روش ديگر كنترل مي‌شود. ولي بهرحال براي گزينش روش پيش‌بيني، بايد به مسائلي توجه شود كه در ابتداي همين فصل آنها را برشمرديم. حال جوانب مهم آن مسائل را مورد بررسي قرار مي‌دهيم.

اگر مديران بلند مرتبه شركت كه از ارقام پيش‌بيني  شده استفاده مي‌كنند از چگونگي و شيوه برآورد آن مطلع نباشند،  پيش‌بين‌ها و برآوردها از ارزش‌ چنداني برخوردار نخواهد بود. مديران بايد ازپيش فرض‌هائي  كه برآوردها مبتني بر آنها صورت گرفته آگاه باشند تا حدود و قابليت اتكا و اعتماد بر ارقام مذكور را بسنجند. در صورت عدم آگاهي ، احتمالاَ به ارقام اعتقادي نخواهد  بود.

به دلايل فوق پيش‌بيني‌ها و برآوردهاي متكي به روش‌هاي پيچيده آماري، از طرف كساني كه با روشهاي مذكور آشنائي ندارند، با بدبيني  برخورد مي‌شود. پس نتيجه مي‌گيريم برآورد متكي بر روش‌هاي آماري، هنگامي مطلوبترين وجه، مورد استفاده قرار مي‌گيرد كه كاربرد آنها ازطرف مديران درك شود.

مساله ديگر دقت و صحت پيش‌بيني‌هاست. مكرر ديده شده كه چون مديران طي تجربيات قبلي، مشاهده كرده‌اند پيش‌بيني با واقعيت فاصله بسيار داشته نسبت به كليه روش‌هاي پيش‌بيني بدبين شده‌اند،  نمي‌توان امكان اشتباه را در كلبه  روش‌ها انكار نمود ولي بايد به اين واقعيت توجه كرد كه وارسي‌ها و تجديد نظرهاي مكرر در پيش‌ بينيهاي انجام شده امكان اشتباه را حتي‌المقدور كاهش خواهد داد. از يكسو انتظار صحت ودقت صددرصد واقع‌بينانه  نيست ولي از سوي ديگر بايد مراقب بود كه حاشيه اشتباه چندان زياد نشود. در عمل ، بررسي ومطالعه نتايج حاصله از روش‌هاي گوناگون، نشان خواهد داد كه كدام روش از صحت ودقت بيشتري برخوردار است.

بودجه فروش

مقدمه

بودجه فروش در واقع برنامه تفضيلي فروش مؤسسه طي دوره بودجه است. جزئيات مربوطه لزوماً بستگي به عواملي از قبيل ماهيت مؤسسه نوع محصولات و سازمان فروش دارد. مضافاً ميتوان بودجه فروش را برحسب ماه ، فصل يا به هر دوره زماني ديگري تفكيك كرد.

كليه اطلاعات مذكور ، در فرمهاي خاص منعكس و تنظيم مي شود تا همه افراد ذيربط تأثير برنامه فروش را ، بر قسمت و فعاليت مربوط به خود،‌به فوريت ملاحظه نمايند. در اين فرم محل خاصي جهت درج آمار مربوط به عملكرد فروش در نظر گرفته ميشود تا ارقام فروش واقعي در آن ثبت شده و با رقم پيش بيني شده مصوب مقايسه گردد و در حقيقت به اين ترتيب جنبه كنترلي بودجه ريزي تحقق مي يابد.

1- كاربرد پيش بيني فروش در تهيه بودجه فروش

نقطه شروع در تنظيم بودجه فروش پيش بيني فروش است. به اين ترتيب آمار و اطلاعات اساسي براي طراحي برنامه فروش طي دوره بودجه فراهم مي آيد . در بعضي موسسات پيش بيني فروش در واقع معادل بودجه فروش است زيرا پيش بيني مذكور بر حسب نوع محصول ، فروشندگان ،‌ مناطق يا ساير طبقه بندي هاي مربوطه انجام مي گيرد.

پيش از تصويب پيش بيني تفضيلي فوق به عنوان بودجه فروش بايد از نقطه نظر امكانات و منابع مؤسسه آن را مورد بررسي قرار داد. مي بايست ديد كه آيا ظرفيت كارخانه ،‌تعداد كاركنان،‌مواد اوليه و سرمايه در گردش موجود امكان آنرا مي دهد كه مقدار فروش برآورده شده توليد و عرضه گردد يا خير؟

در مواردي كه پيش بيني براساس نظرات كميته مديران انجام ميشود بررسي فوق خود به خود، در عمل صورت ميگيرد. زيرا معمولاً مديران مسئول امور مختلف، از قبيل توليد، توزيع،‌و مالي در كميته مذكور عضويت دارند.

2- روش تهيه و تنظيم بودجه فروش

مدير امور بودجه بايد جدول زماني لازم را تهيه كند تا به موجب آن برآورد فروش و براساس آن بودجه فروش و ديگر بودجه هايي كه ميبايست با آن هماهنگ گردد، به موقع تهيه و تنظيم شود. تهيه جدول زماني مناسب مانع تأخير برآورد فروش و ديگر بودجه ها خواهد شد. جدول زماني ذيل مثالي در اين مورد است.

تقويم بودجه

تاريخ

شخص يا واحد مسئول

مسئوليت تعيين شده

1/10

مدير امور بودجه

ارسال بخشنامه براي رؤساي فروش يا مديران مناطق جهت برآورد فروش

2/10

رؤساي فروش يا مديران مناطق

توزيع فرم و دستورالعمل بين فروشندگان جهت برآورد فروش

4/10

روساي فروش يا مديران مناطق

گردآوري برآورد فروشندگان و انجام تعديلات لازم در آنها

10/10

مدير امور فروش

بررسي برآورد رؤساي فروش يا مديران مناطق و انجام توصيه هاي لازم

15/10 تا 15/11

مديريت امور فروش

فروش محصولات را برحسب محصول،‌مناطق و ساير طبقه بنديها برآورد ميكند. با قسمت توليد درباره امكانات توليد مذاكره و مشورت مي نمايد. اختلاف نظرات مختلف را در مورد برآورد فروش برطرف ميكند. مجموع برآوردها را به كميته بودجه تسليم مي نمايد.

16/11 تا 24/11

كميته بودجه

برآوردها را بررسي كرده و برآورد نهايي را به هيأت مديره تقديم مي كند.

25/11 تا 30/11

هيأت مديره

بررسي و تصويب برآورد فروش

1/12

مديرت امور بودجه

برآوردهاي تصويب شده را براي رؤساي واحدهاي فروش يا مديران مناطق ،‌مدير فروش ،‌مدير توليد ارسال مي دارد.

2/12 تا 10/12

قسمت توليد

جدول توليد را برپايه برآوردهاي فروش آماده مي كند.

10/12

مديريت امور بودجه

مصوبه برآورد فروش را جهت ضبط و بايگاني و تهيه و تنظيم ساير بودجه ها،‌به فرمهاي مربوطه منتقل مي نمايد.

جدول زماني بودجه فوق براي موارديست كه پيش بيني فروش براساس نظرات فروشندگان انجام ميگيرد. در مثال فوق فرض شده كه بودجة‌ موسسه براساس سال خورشيدي تهيه و تنظيم مي گردد.

همانطور كه ملاحظه مي شود در تقويم بودجه ، كليه مراحل گردآوري برآورد فروش پيش بيني شده و لذا ميتوان اطمينان حاصل كرد كه بودجه فروش به موقع تنظيم شده تا ديگر واحدهاي مؤسسه بتوانند براي برنامه ريزي و هماهنگي فعاليتهاي خود از آن استفاده نمايند. در غير اينصورت تهيه و تنظيم آمار و اطلاعات لازم به شيوه اي غير منظم انجام شده و به احتمال زياد ، ساير واحدها كه تابع برآورد فروش هستند، قادر نخواهند بود بودجه هاي مربوط به خود را به موقع تهيه و تنظيم كنند.

3- تصويب بودجه فروش

تقويم بودجه فوق ، نشانگر آن است كه گردآوري آمار و اطلاعات و تهيه و تنظيم برآورد فروش و به تبع آن بودجه فروش مراحل متعددي را طي مي كند. گذر آمار و اطلاعات از سطوح مختلف سازماني به دلايل عديده، موجب تغيير ارقام برآورد شده ميگردد.

في المثل ممكن است كه برآورد كنندگان اوليه از وضع كلي اقتصادي و تأثير آن بر فروش آتي مؤسسه بي اطلاع باشند و در نتيجه مسئولين بالاتر ناچار خواهند بود كه براي ملحظو داشتن اين نكته تغييرات لازم را در برآوردها به عمل آورند.

ممكن است مسئولين ديگر براي ملحوظ داشتن تغييرات منتظره در هزينه ها و قيمتهاي فروش كه در امكانات فروش تأثير ميگذارد، برآوردهاي اوليه را مورد تجديد نظر قرار دهند. احتمال دارد مسئولين توليد ،‌ارقام برآورد شده اوليه را از ظرفيت توليد،‌بيشتر بدانند،‌و خواهان تجديد نظر و كاهش برآورد فروش گردند. سرانجام ممكن است مقامات بالاي مؤسسه با توجه به فعاليتهاي تبليغاتي و تأثير احتمالي آن بر تقاضا ارقام برآورد اوليه را تعديل نمايند.

در روند تهيه و تنظيم و برآورد نهائي فروش آتي در هر مرحله امكان بررسي و تجديدنظر و تغيير وجود دارد. بهر حال اين نكته حائز اهميت فراوان است كه هر تغيير عمده در برآوردها و دلايل آن به كساني كه برآوردهاي اوليه را انجام داده اند اطلاع داده شود تا به اين ترتيب اطمينان آنان جلب شده و از دلسرديشان جلوگيري گردد.

در تقويم بودجه مورد بحث،‌فرض شده كه كميته بودجه برآوردهاي فروش را ارزيابي كرده و براي تصويب آن توصيه هاي لازم را به هيأت مديره خواهد كرد. اما بهر حال همانطور كه در فصول قبل بيان شده مؤسسات مختلف از روشهاي متفاوت استفاده مي كنند لذا تقويم بودجه بايد متناسب با روش خاص هر مؤسس تنظيم گردد.

در مواردي،‌چون اعضاي كميته بودجه را مديران عالي مؤسسه تشكيل مي دهند لذا همين كميته تصويب كننده برآورد نهايي فروش محسوب مي گردد. در هر صورت بايد ارقام مصوب، به مديريت امور بودجه ابلاغ شود تا در آن واحد به فرمهاي مربوطه منتقل شده و براي استفاده از ساير واحدهاي مؤسسه ارسال گردد.

مضافاً اگر براي فروشنده يا منطقه و ناحيه سهميه خاص تعيين مي گردد بايد سهميه مذكور از مجراي صحيح تعيين و ابلاغ شود. اين سهميه ها در واقع برنامه هاي اجرائي واحدهاي مختلف فروش بوده و هدفهائي است كه بايد تحقق يابد. بهمين ترتيب پيگيري برنامه ها در فاصله هاي زماني معين طي دوره بودجه ، و تعيين دلايل عدم اجراي آن حائز اهميت بسيار است.

4- روشهاي گردآوري و تنظيم ارقام مربوط به بودجه فروش

براي حصول اطمينان از تهيه آمار و ارقام صحيح و همچنين سهولت تهيه و تنظيم آن ، بهتر است كه فرمهاي استانداردي تهيه شده و براي كليه كساني كه در امر برآورد فروش مشاركت دارند ارسال شود. براي برآورد فروش توسط فروشندگان ميتوان از فرم مشابهي با آنچه كه در جدول شماره 3 ارائه شده استفاده كرد.

جدول شماره 3 : برآورد فروشنده

فروشنده:

منطقه:

تاريخ:

نام محصول

فروش سالهاي پيش (تعداد)

برآورد فروشنده

درصد تغييرنسبت به امسال

سال آينده (تعداد)

برآورد مدير منطقه يا مدير فروش درباره فروش تعداد سال آينده

دوسال قبل

پارسال

تاكنون

افزايش

كاهش

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

توضيح درباره تغييرات غيرعادي سال آينده نسبت به سال جاري:

                 

 

در ستون مربوط درج ميشود. در اين فرم به جاي مبلغ فروش ارقام مقداري، يعني تعداد با مقدار فروش درج ميشود زيرا در اين مرحله برآورد مقداري سودمندتر است.

هرگونه برنامه تغيير قيمت فروش در سال بودجه بايد قبلاً به اطلاع فروشندگان رسانده شود تا اينان با توجه به آگاهي ها و شناخت خود از مشتريان تأثير آنرا بر مقدار فروش سال آتي در برآوردهاي خود ملحوظ دارند.

في المثل در صورت افزايش ده درصد به قيمت محصول، فروشنده با توجه به كليه عوامل،‌امكان تأثير منفي آنرا در مقدار تقاضا در نظر خواهد گرفت. چنانچه به اعتقاد او افزايش قيمت موجب كاهش تقاضاي محصول گردد فروش سال آتي را كمتر از سال جاري برآورد خواهد كرد.

كليه ارقام و آمار مربوط به فروش محصولات طي سالهاي گذشته از سوي مديريت امور بودجه با مديريت امور مالي ، در فرمهاي مورد بحث وارد شده و آنگاه براي فروشندگان ارسال مي گردد. ؟؟‌ خالي انتهاي فرم به اين منظور پيش بيني شده كه فروشنده دلايل تغييرات غيرعادي برآورد فروش را نسبت به سال جاري در آن درج كند. توضيحات مذكور سودمند بوده و در واقع نظرات كساني را كه مستقيماً با مشتريان سر و كار دارند منعكس مي سازد و ميتوان براي تعديل برآورد و پيش بيني فروش كل مؤسسه ، از آن بهره برداري كرد.

رئيس قسمت فروش يا مدير منطقه ، بر حسب مورد،‌در ستون آخر فرم برآوردهاي خود را منظور مي دارد. اصلاح و تعديل برآورد فروشنده توسط رئيس قسمت فروش يا مدير منطقه ، بستگي به پيش بيني سالهاي قبل فروشنده مربوطه دارد. در واقع مديران مذكور سوابق پيش بيني هاي قبلي فروشندگان را جمع آوري كرده و نگهداري مي كنند. جدول شماره 4 فرمي را كه به اين منظور فراهم شده نشان مي دهد. سابقه ارقام بودجه سالهاي قبل و مقايسه آنها با عملكرد واقعي فروش اطلاعات لازم را در اختيار مدير منطقه قرار مي دهد تا براساس آن برآورد آتي فروشندگان را تعديل نمايد.

جدول شماره 4 :

برآورد صحبت پيش بيني فروشندگان توسط مدير منطقه يا مدير فروش

نام فروشنده

محصول

تعداد فروش سال گذشته

درصد فروش انجام شده به برآورد فروشنده

برآورد فروشنده

فروش انجام شده

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

درصد مذكور در ستون آخر جدول شماره 4 از تقسيم ارقام فروش واقعي بر ارقام پيش بيني فروشندگان در مورد هر محصول، حاصل مي گردد. مدير مسئول ميتواند از درصد مذكور استفاده كرده و يا كاربرد آن پيش بيني و برآورد فروشندگان را تعديل كند.

بديهي است كه استفاده كوركورانه از اين درصد صحيح نخواهد بود. مدير مسئول بايد بداند كه چرا برآورد سالهاي گذشته فروشنده زيادتر يا كمتر از حد عملكرد بوده است. اگر به اعتقاد مدير مسئول، علت اشتباه از ميان رفته باشد ديگر نمي تواند از درصد مورد گفتگو براي تعديل برآورد فروشنده استفاده كند.

مدير منطقه يا رئيس فروش پس از درج برآورد خود در مقابل برآورد هر يك از فروشندگان،‌مجموع برآوردهاي فوق را در فرم ديگري همچون فرم ارائه شده در جدول شماره 5 تلخيص مي كند، آنگاه ، اين فرمها براي مدير كل فروش مؤسسه ارسال مي گردد كه او نيز به نوبه خود، برآوردهاي مذكور را بررسي و مطالعه كرده و در صورت لزوم تجديدنظرهاي ضروري را اعمال مي كند.

آگاهي و اطلاعات خاص و تجارب مدير كل فروش مؤسسه معمولا منجر به تعديل مجدد برآورد فروشندگان و در مواردي تجديدنظر در تعديلات مديران منطقه با رؤساس فروش مي گردد. براي سهولت ضبط و ثبت اينگونه تجديدنظرها، آخرين ستون فرم برآورد مديران منطقه با رؤساي فروش براي درجه نظرات مدير كل فروش مؤسسه در نظر گرفته ميشود.

مدير كل فروش مؤسسه پس از پايان بررسي ها و درج نظرات خود در ستون آخر، ارقام منعكس در فرمهاي مذكور را خلاصه كرده و آن را براي كميته بودجه، مدير توليد و ساير رؤساي ذيربط ارسال ميدارد. معمولا به اين منظور فرم ديگري تهيه ميشود كه نمونه آن در جدول شماره 6 به نمايش درآمده است.

كميته بودجه پس از مطالعه ارقام خلاصه مذكور، ممكن است به نوبه خود تعديلات ديگري در آن بعمل آورد. با توجه به خصيصه خوش بيني

جدول شماره 5

برآورد مدير منطقه يا مدير فروش درباره فروش

منطقه يا اداره:

مدير منطقه يا مدير اداره:

تاريخ:

نام محصول

تعداد فروش سالهاي گذشته

برآورد تعداد فروش در سال آينده

سال آينده (تعداد)

برآورد فروش توسط مدير فروش

دوسال قبل

پارسال

تاكنون

افزايش

كاهش

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                 

جدول شماره6

برآورد فروش برحسب مناطق يا ادارات فروش

گردآوري برآورد فروش منطقه يا اداره فروش

تاريخ:

منطقه يا اداره

نام محصول

برآورد فروش سال آينده

برآورد تجديدنظرشده

فروشنده

اداره منطقه يا اداره فروش

دفتر مركزي

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

جدول شماره7

برآورد فروش برحسب مناطق يا ادارات فروش

گردآوري برآورد فروش منطقه يا اداره فروش

تاريخ:

منطقه يا اداره

نام محصول

برآورد فروش سال آينده

برآورد تجديدنظرشده

فروشنده

اداره منطقه يا اداره فروش

دفتر مركزي

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

افرادي كه با فروش سر و كار دارند تعديلات مورد اشاره اغلب اوقات در جهت كاهش برآورد است.

كميته بودجه آمار و اطلاعات مربوط به وضع كلي اقتصادي، روند و نوسانات دوره اي و ساير اطلاعات را معمولاً در اختيار دارد. با توجه به اطلاعات ياد شده،‌ در صورت لزوم، تجديدنظر ضروري انجام خواهد گرفت. گاه مدير توليد با توجه به امكانات توليدي خواهان تجديدنظر در برآوردها ميشود.

تا اين مرحله فروش آتي محصول، برحسب مقادير فيزيكي برآورد شده است. اما بهر حال در مرحله بعدي از نقطه نظر برنامه ريزي و تعيين آنكه آيا فروش برآورد شده دوره آتي توأم با تحصيل سود است يا خير،‌ بايد مقدار فروش برحسب مبلغ، تعيين گردد. مديريت نميتواند بدون توجه به مسأله مذكور برآورد فروش را تصويب كند.

با استفاده از قيمت تمام شده استاندارد يك واحد محصول ميتان هزينه توليد محصول برآورد شده جهت فروش را تعيين كرد. براي محاسبه سود ناويژه بايد قيمت فروش را در مقدار فروش ضرب نمود و به اين ترتيب ابتدا درآمد حاصل از فروش را تعيين كرد؛ سپس قيمت تمام شده كالاي قابل فروش از درآمد حاصل از فروش كسر ميگردد و سودناويژه بدست مي آيد.

اگر قيمت فروش محصول در تمام مناطق يكسان باشد ميتوان سود ناويژه را برحسب محصول تعيين كرد. در اينگونه موارد ميشود مجموعه اطلاعات مربوط به برآورد مبلغ فروش برآورد هزينه تمام شده كالاي قابل فروش و سودناويژه حاصله را در فرمي مشابه آنچه در جدول شماره 7 ارائه شده نشان داد. ولي بهر حال در صورت تفاوت قيمت در مناطق مختلف بايد فرم مذكور اصلاح شده و سود ناويژه برحسب منطقه محاسبه شود.

پيداست كه احتمال هر گونه تغيير در قيمت فروش طي دوره بودجه بايد در اين مرحله مورد توجه مديريت قرار گيرد. براي تعيين سياست قيمت گذاري ميبايست عواملي چون موقعيت مؤسسه از لحاظ رقابت عوامل هزينه و روند كلي اقتصادي مورد نظر واقع شود.

جدول شماره 8

برآورد سود ناويژه

برآورد سود ناويژه

سال:

نام محصول

مقدار

بهاي واحد

برآورد فروش

قيمت تمام شده محصول

سود ناويژه

 

 

 

 

واحد

كل

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

بايد به احتمال تغييرات كلي قيمتها در آينده توجه خاص مبذول گردد. به اين منظور ميبايست تغييرات كلي قيمتها در آينده توجه خاص مبذول گردد. به اين منظور ميبايست معلوم شود كه آيا در دوره آتي حالت تورمي يا غير تورمي وجود دارد يا خير؟ و اين مسأله به نوبه خود موضوع سياستهاي مالي آتي دولت را مطرح ميكند.

گاه مديريت براي اعلام تجديدنظر آتي در قيمتها از سياست محافظه كارانه پيروي مي نمايد. اگر تجديدنظر در جهت كاهش قيمت باشد آن را به فوريت اعلام مي دارد. اما در مورد احتمال افزايش قيمت آنقدر از اعلام آن خودداري مي كند تا بودجه مؤسسه بطور مقدماتي تهيه شده و هزينه و سود،‌بطور مقدماتي مشخص گردد. دليل اين موضوع آن است كه تجديدنظر در جهت افزايش قيمت جنبه اختياري دارد حال آنكه كاهش قيمت ممكن است به اجبار و براي حفظ مقدار فروش فعلي صورت گيرد.

مديريت با استفاده از اطلاعات و آگاهيهاي خود نسبت به هزينه هاي توزيع، هزينه هاي اداري، بهره بدهي و امثال آن و همچنين با در نظر گرفتن سودناويژه فوق، ميتواند احتمال يا عدم احتمال تحصيل سود را برآورد كند. مديريت با اينگونه تحليل ها، در صورت اتخاذ اين تصميم بايد تأثير آن بر مقدار فروش ، سود ناويژه و سرانجام سود ويژه تعيين شده و ارقام برآورد شده قبلي براين اساس ، مورد تعديل قرار گيرد.

پس از طي مراحل فوق ، برآورد فروش به صورت مقدماتي تأييد و تصويب ميشود. تصويب نهائي آن،‌موكول به اين است كه بودجه ساير عمليات مؤسسه يعني بودجه توليد، توزيع و اداري و عمومي براساس اين برآورد مقدماتي تهيه و تنظيم شود. آنگاه اگر معلوم گردد كه طبق اين پيش بيني، كليه عمليات مؤسسه هماهنگ و رضايت بخش خواهد بد برآورد فروش و ديگر بودجه ها به تصويب نهائي خواهد رسيد.

مصوبه مقدماتي برآورد فروش، بين كليه مسئولين قسمتهاي مختلف مؤسسه توزيع ميشود تا افراد مذكور براساس آن، بودجه هاي مربوط به قسمت خود را تهيه و تنظيم كنند. اگر معلوم شود كه مصوبه مقدماتي برآورد فروش از نقطه نظر برنامه كلي موسسه طي دوره آتي، رضايت بخش نيست،

جدول شماره 9

بودجه فروش

بودجه فروش

سال:

اداره فروش يا منطقه:

طبقه بندي محصول

برآورد فروش بر حسب ماه

كل برآورد فصل بهار

فروردين

ارديبهشت

خرداد

تعداد

مبلغ

تعداد

مبلغ

تعداد

مبلغ

تعداد

مبلغ

خط توليد

 

 

 

 

 

 

 

 

الف:

 

 

 

 

 

 

 

 

قلم 1

 

 

 

 

 

 

 

 

قلم 2

 

 

 

 

 

 

 

 

قلم 3

 

 

 

 

 

 

 

 

قلم 4

 

 

 

 

 

 

 

 

قلم 5

 

 

 

 

 

 

 

 

                   

در آن تجديد نظر به عمل خواهد آمد. تصويب نهائي منوط به آن است كه بودجه كلي مؤسسه در مجموع مورد تأييد مديريت قرار گيرد.

بودجه كامل و نهائي فروش با توجه به سازمان فروش مؤسسه ، محصولات و خطوط توليد و تقسيم بندي هاي زماني بودجه به طرق گوناگون قابل ارائه سات. في المثل ميتوان طبق جدول شماره 8 فرمهائي تهيه و در آن بودجه مصوب را به فصل و ماههاي متشكله هر فصل تفكيك ، و فروش مؤسسه را بر حسب نوع محصول با خطوط توليد منعكس كرد.

به مجرد تصويب بودجه فروش و تهيه خلاصه ها ، مديريت امور بودجه، برآورد مصوبه را به اطلاع مدير امور فروش ميرساند. مدير فروش يا مدير بودجه، برآورد مصوبه هر منطقه را به مديران فروش مناطق يا رؤساي قسمتهاي فروش و كليه فروشندگان منطقه ابلاغ مي كند. همانطور كه قبلاً بيان شد به احتمال زياد رقم مصوبه با رقمي كه اين افراد براورد كرده اند متفاوت خواهد بود.

رعايت شيوه استاندارد در ابلاغ برآوردها سودمند است. توضيح درباره علل تغيير و تعديل برآورد فروشندگان و تعيين رقم جديد سياست مطلوبي خواهد بود. به اين ترتيب از رنجش فروشندگان يا مديران فروش منطقه به علت تغيير برآورد اوليه آنها اجتناب خواهد شد. اين توضيحات ميتواند آنا را براي برآوردهاي آتي نيز ياري ردهد.

چون با توجبه به بزرگي و كوچكي مؤسسه و ماهيت فعاليت هاي آن ميتوان بودجه فروش را به طرق مختلف تهيه و تنظيم نمود لذا مطالب بيان شده پيشين و فرمهاي ارائه شده نبايد يك روش قطعي و الزامي تلقي گردد بلكه بايد به عنوان راهنما از آن استفاده كرد. اما به هر حال براي تنظيم رضايت بخش بودجه فروش بايد مراحل مختلف برآورد آن دقيقا مشخص شده و فرمهاي استانداردي جهت درج ارقام مورد استفاده قرار گيرد.

5- كنترل بودجه فروش

در فصول قبلي اشاره شد كه وجود بودجه به خودي خود منجر به موفقيت عمليات نخواهد شد. پس نتيجه مي گيريم كه بودجه مصوب فروش به آن معني نيست كه مقدار فروش مطلوب، به خودي خود تحقق يابد. برنامه فروش هر چند هم با دقت و صحت تنظيم شود به صورت خودكار عمل نميكند. لذا بايد افراد مسئول اجراي برنامه فروش از مسئوليتهاي خود آگاه شده و آن را با رغبت بپذيرند و تمام كوشش خود را مصروف تحقق برنامه و هدف بنمايند.

بهر تقدير ميبايست براي پيگيري و نظارت بر اجراي برنامه فروش ، يك سيستم كنترل مناسب، ايجاد شود. گزارش مربوط به عملكرد فروش و مقايسه آن با ارقام مصوب و تعيين انحراف ها و دلايل بروز آن، بايد به موقع تهيه و ارائه گردد.

ميتوان سهميه هر فروشنده را براساس رقم مصوب فروش تعيين كرد. اين سهميه به عنوان استاندارد جهت مقايسه عملكرد فروشندگان مورد استفاده قرار ميگيرد. بايد به فروشندگان تفهيم شود كه سهميه هاي تعيين شده قابل حصول است چه در غيراينصورت ، عملاً شركت برنامه عملياتي هماهنگ شده خود را بر هدفهاي غيرممكن استوار ساخته است.

چون فروشندگان از طريق برآوردهاي خود در روند تنظيم بودجه فروش مشاركت داشته اند، از اهميت ارقام برآورد شده آگاهند، لذا ابلاغ سهميه فروش به آنان اهميت نقش ايشان را در اجراي برنامه فروش مورد تأكيد مجدد قرار ميدهد. مضافاً گزارش فوري انحراف هاي مهم، بين عملكرد و رقم پيش بيني شده به فروشندگان، موجب افزايش كوشش آنان شده و يا لااقل باعث ميگردد كه توضيحات سودمندي درباره علل آن از طرف آنان ارائه گردد.

دلايل انحراف بين عملكرد و رقم مصوب ميبايست به فورت مورد بررسي قرار گرفته و كاملا تشريح و مشخص شود. به اين منظور بايد مسئول بروز انحرافها معلوم گردد. پس از آن به افراد مسئول بايد امكان آن را داد كه دلايل خود را ارائه دهند. ميتوان براي اين كار فرمهاي خاصي در نظر گرفت و در آن جاي كافي براي اداي توضيحات منظور داشت.

نبايد به انحراف هاي جزئي بيش از اندازه اهميت داد و وقت زيادي بابت آن مصروف كرد زيرا اختلافات جزئي و تا حدودي معقول بين عملكرد و بودجه مصوبه ، به موفقيت كلي برنامه هاي مؤسسه زياني نخواهد رساند.

اما بهر حال انحراف ها بايد به فوريت گزارش شده و دلايل آن تعيين و تشريح گردد. به اين ترتيب هر گونه ضعف جدي در عمليات مورد توجه قرار گرفته و تدابير لازم جهت رفع آن اتخاذ خواهد شد و در صورت لزوم ، تجديدنظرهاي ضروري در بودجه فروش و ساير بودجه ها به عمل خواهد آمد.

6- فرم مورد عمل شركتهاي دولتي

در ايران همانطور كه قبلاً اشاره شد فرمهاي كلي مورد عمل شركت دولتي درباره تهيه و تنظيم بودجه براساس دستورالعمل هائي است كه از طرف سازمان برنامه بودجه تهيه و طبق بخشنامه بودجه كل كشور به شركتهاي مذكور ابلاغ ميشود. فرمي كه طي سالهاي متوالي براي پيش بيني فروش تعيين شده به ترتيب زير است:

شماره طبقه بندي مواد

عنوان

عملكرد سال قبل

بودجه مصوب سال جاري

بودجه سال آتي

10000

درآمدها

 

 

 

10100

فروش محصولات با كالاهاي اصلي

 

 

 

10200

فروش محصولات يا كالاهاي فرعي

 

 

 

10300

خدمات

 

 

 

10400

سايردرآمدها

 

 

 

 

جمع درآمدها

 

 

 

همانطور كه ملاحظه ميشود مبالغ منظور شده در بودجه به هزار ريال است. ديگر آنكه براي درآمدها شماره طبقه بندي مواد با كد 10000 انتخاب شده كه تا 10400 ادامه مي يابد. به اين ترتيب شماره كافي براي كليه برنامه هاي متصور شركت در نظر گرفته شده است. از طرفي فاصله في المثل بين فروش محصولات اصلي تا فروش محصولات فرعي 100 شماره است. يعني در واقع براي 100 كالا يا محصول اصلي شماره وجود دارد. در مورد ساير درآمدها نيز فواصل مذكور رعايت نشده تا احياناً درآمدهاي متنوع و متعدد در اين فاصله طبقه بندي شود.

طبقه بندي مذكور موجب تسهيل و تشخيص و تعيين فعاليتهاي متفاوت بوده و ميتوان به اين ترتيب، انواع درآمدموسسه را برحسب نوع محصول ، خطوط توليد و مانند آن به تفكيك و هر يك را جداگانه بررسي و برآورد كرد. آنچه كه در مجمع عمومي شركت به عنوان بودجه فروش يا درآمدها به تصويب مي رسد عيناً عناوين مذكور در فوق است. فرض ضمني آن است كه حسابهاي شركت طبق شماره هاي فوق طبقه بندي شده است.

كليه مباحث مطرح شده در اين فصل ميتواند و بايد در شركتهاي دولتي مورد توجه و عمل قرار گيرد ولي سرانجام ارقام پيش بيني شده ميبايست بطور خلاصه در فرم بالا منعكس شده و به تصويب برسد. حال اگر بهر دليلي تجديدنظر در ارقام بودجه لازم آيد باز هم بايد ارقام اصلاحي به تصويب مجمع عمومي شركت دولتي رسانده شود. در مورد اصلاح بودجه نيز اخذ نظر مشورتي سازمان برنامه و بودجه الزامي است. به خوبي پيداست كه با توجه به اين الزامات تعديل و تصحيح بودجه در شركتهاي دولتي مستلزم زامني بسيار طولاني تر از شركتهاي خصوصي است؛‌زيرا در اين شركتها علاوه بر طي كليه مراحلي كه در شركتهاي خصوصي وجود دارد. بايد پس از آن نظر سازمان برنامه و بودجه را جلب كرد و سپس اين نظر را در مجمع عمومي متشكله از حداقل سه وزير (كه با توجه به گرفتاري وزراء گردآوري آنها بسيار دشوار است) مطرح نمود و به تصويب رساند.

با توجه به مراتب فوق در شركتهاي دولتي ميبايست حداكثر كوشش بعمل آيد كه حتي المقدور برنامه ها و برآوردها به درستي و دقت پيش بيني گردد تا به اين ترتيب حتي الامكان از اتلاف وقت و احتمالاً زيان حاصل از تأخير در مصوبات اجتناب شود.


انجام پایان نامه


سفارش پایان نامه