انجام پایان نامه

درخواست همکاری انجام پایان نامه  بانک مقالات رایگان انجام پایان نامه

سفارش پایان نامه

|

انجام پایان نامه ارشد

دانشگاه آزاد اسلامي واحد قزوين

رشته نرم افزار كامپيوتر

عنوان گزارش كارآموزي :

بررسي مقدماتي تداركات و سيستم انبارها

مكان:

سازمان نقشه برداري كشور

استاد راهنما:

پائيز 85

 

 
 

 

 


به نام خداوند خوبي، سودمندي و زيبايي

                   و

به نام آفريدگار و هرآنچه بهتر است

                                           و

هرآنكس كه بهترين است

 

مقدمه اي بر كارآموزي

در زمينه اجراي كارآموزي اينجانب در سازمان نقشه برداري كشور درخصوص امكان سنجي، طراحي، ايجاد سيستم انبار اداره تدراكات گزارش حاضر بعنوان «كارآموزي» تهيه شده و جهت نماياندن تصوير كلي و همه جانبه فعاليتهاي اداره تدارك، نه تنها سيستم انبار بلكه كليه سيستم هاي موجود مورد شناخت قرارگرفته اند اين گزارش حاصل مصاحبه با پرسنل اداره تداركات و بازديد عيني از فعاليتهاي اين اداره مي باشد. ارتباطات اداره تداركات بامحيط بيروني شامل مديريتها و واحدهاي سازمان نقشه برداري و خارج از سازمان نيز دراين گزارش ملحوظ نظر واقع شده است ولي با توجه به گسترش سازمان نقشه برداري و سيستم هاي اداري و مالي آن سازمان از فعاليتهاي اداره تداركات گزارش تهيه گرديده اين گزارش شامل نتايج و ادامه فعاليتهاي مذكور در ساير واحدهاي سازمان نمي باشد و صرفاً در حيطه فعاليتهاي اداره تداركات تهيه شده است، جهت ارائه بهتر ارتباطات و گردش اطلاعات اداره تداركات از تكنيك «نمودارهاي مفهومي گردش اطلاعات» (DFD) استفاده شده است تاكليه ارتباطات و وروديها و خروجيهاي سيستم فعلي به سهولت دردسترس خواننده قرار گيرند.

درقسمتهاي ديگر گزارش، شرح وروديها و خروجيها (فرمها، اطلاعات، درخواستها و …) و شرح كليه فعاليت هريك از واحدهاي اداره تداركات ذكر گرديده است.

قسمت اشكالات و نارسائيها شامل نتيجه گيري از آن بخش ازروشهاي انجام كار است كه غيرمنطقي و غيراصولي بوده و يا اطلاعات و نحوه گردش اطلاعات جهت انجام صحيح و به موقع امور ناكافي تشخيص داده شده است.

 قسمت اول – جايگاه سازماني و تشكيلات اداره تداركات

1- جايگاه سازماني اداره تداركات درسازمان نقشه برداري كشور

1-1-تداركات به عنوان يكي از ادارات امور اداري و خدمات درحوزه معاونت مالي اداري سازمان نقشه برداري جاي دارد.

ساختار كلي سازمان نقشه برداري و جايگاه اداره تداركات درنمودار زير نشان داده شده است:

 

2-1-اداره تداركات جمعاً‌ با 11 نفر پرسنل زير نظر رياست اداره مجموعه فعاليتهاي خريد كالا و خدمات نگهداري كالا درانبار و تحويل به واحدهاي (مصرف كننده) سازمان را بعهده دارد. تشكيلات اداره تداركات در نمودار زير نشان داده شده است:

 

قسمت سوم :  وروديها و خروجيها

سيستم هاي اداره تداركات

دراين بخش مجموعه فعاليتهاي اداره تداركات عليرغم منطقي بودن و يا منطقي نبودن ارتباطات به صورت يك سيستم درنظر گرفته شده است و شرح وروديها و خروجيهاي آن به ترتيب زير مي باشد:

 

 

رديف

شرح وروديها

از

محتوي

1

درخواست خريد

مديريت هاي واحدهاي سازمان

شرح و مشخصات كالاي درخواستي، تعداد قيمت، برآوردي، نام متقاضي، تأئيد  و تصويب مديريتهاي ذيصلاح به اسناد رسمي ارسال مي‌گردد

2

درخواست كالا

مديريت هاي واحدهاي سازمان

شرح و مشخصات كالاي درخواستي تعداد و تاريخ مورد نياز شماره و تاريخ حواله انبار (توسط قسمت كاردكس تكميل مي شود)

3

مدارك و اطلاعات هزينه هاي انجام شده

مديريتهاي واحدهاي سازمان

فاكتورهاي خريد و هزينه

4

صورتحساب بانك و اعلاميه‌هاي بانكي

بانك ملي شعبه نقشه برداري

عملكرد حسابجاري 90001

5

اطلاعات سرفصلهاي حسابهاي هزينه (مواد 21 گانه) وساير سرفصلها

امور مالي و ذيحسابي

به اداره ‌ي تداركات ارسال مي‌گردد.

6

چك تجديد تنخواه گردان

امور مالي وذيحسابي

ـــ

7

فهرست نماينده اسناد هزينه قطعي‌‌ (پس از امضاء)

امور مالي و ذيحسابي

به اداره‌ي تداركات ارسال مي‌گردد

8

درخواست خريد (پس از تامين اعتبار)

امور مالي و ذيحسابي

به اداره‌ي تداركات ارسال مي‌گردد

9

مدارك هزينه هاي مربوط به خريدهاي خارجي

واحد سفارشات خارجي

فاكتورهاي حمل هزينه هاي داخلي مدارك گمركي

10

قبض انبار (خريدهاي خارجي)

واحد سفارشات خارجي

رسيداقلام (عمدتاً فيلم، كاغذ، و… عكاسي)

11

صورتحساب خريد

فروشندگان كالا و خدمات

مقدار، مبلغ، شرح كالا و خدمات

12

آئين نامه دولتي و بخشنامه

سازمان برنامه و بودجه/ سايرنهادهاي دولتي

مقررات، دستورالعملها و …

رديف

شرح خروجيها

به

محتوي

1

قبض انبار (سه نسخه)

امور مالي وذيحسابي

نام تحويل دهنده شماره، تاريخ، شرح و مشخصات كالا، شماره كالا، تعداد يا مقدار نرخ و بها اقلام ارسال مي گردد

2

حواله انبار (به نسخه)

واحدهاي سازمان

نام انبار تحويل دهنده، نام گيرنده كالا، شرح و مشخصات كالا شماره كالا، تعداد يامقدار ، نرخ بها اقلام تحويل داده مي‌شود.

3

آن گاه چك صادره

مديريت واحدهاي سازمان/ كارپردازان/فروشندگان پرداخت مي گردد

----

4

درخواست خريد (براي تامين اعتبار)

امور مالي و ذيحسابي

تامين اعتبار براي خريد كالا مطابق بودجه سالانه بعمل مي‌آيد.

5

سند هزينه قطعي (سه نسخه)

امور مالي و ذيحسابي

شرح مدارك خريد و هزينه، شماره طرح رديف درآمد (بودجه) شماره مواد هزينه مبلغ بدهكار و بستانكار و جمع سند نام و امضا تنظيم كننده

6

فهرست نمايند اسناد هزينه (دونسخه)

امور مالي و ذيحسابي

شماره و تاريخ اسناد هزينه قطعي كه مربوط به يك بودجه طرح/ جاري/ درآمد باشند شرح اسناد، مبلغ شماره درخواست خريد جمع كل اسناد كه توسط تنظيم اسناد در اداره تداركات درج مي شود مبلغ اسناد واخواهي شده مبلغ هزينه هاي مورد قبول و وجه حواله كه توسط امور مالي و ذيحسابي درج مي شود (يك نسخه پس از امضا امور مالي و ذيحسابي بعنوان رسيد به تداركات عودت داده شده و مباي ثبت حسابها قرار مي‌‌گيرد)

7

نماينده سند(دونسخه)

امور مالي و ذيحسابي

شماره سند هزينه قطعي، تاريخ سند، نام گيرنده وجه شرح خريدها و هزينه ها ومبلغ اين فرم پس از اخذ ر سيد برروي فهرست نماينده اسناد هزينه قطعي به تفكيك هركارپرداز و بماخذ درجات خلاصه فهرست اسناد هزينه قطعي صادر مي‌شودو مبناي كسربدهي هركارپرداز از قرار مي‌گيرد (يك نسخه براي حسابداري اداره تداركات)

8

خلاصه فهرست اسناد هزينه (دونسخه)

امور مالي و ذيحسابي

شرح خريدها و هزينه ها نام كارپردازان يا انجام دهنده هزينه، شماره ماده هزينه، شماره برگ درخواست خريد و مبلغ (يك نسخه براي حسابداري اداره تداركات)

9

صورتحساب خريد

امور مالي و ذيحسابي

منظم به اسناد هزينه قطعي

10

اظهارنامه بيمه كارگران روزمزد

امور مالي و ذيحسابي/ تامين اجتماعي و اداره دارايي

تعداد نفرات، عنوان ماده، مشخصات چك صادره توسط امور مالي و ذيحسابي

11

ليست حقوق و دستمزد كارگران روزمزد

امور مالي و ذيحسابي / تامين اجتماعي و اداره دارايي

عنوان ماده، نام كارگران روزمزد، دستمزد روزانه، مزاياي كسورقانوني و بدهيهاي مختلف، جمع كسور ويژه، پرداختي، شماره حساب بانكي، محل امضا حسابدار رسيدگي كننده بودجه ذيحساب، رئيس سازمان و پرداخت كننده

12

اجازه پرداخت

امور مالي و ذيحسابي

خطاب به مدير امور اداري و خدمات، تقاضاي صدور چك به مبلغ مشخص و دروجه شركت يا سازمان معرفي شده به امضا رئيس اداره تداركات

قسمت چهارم ـ شرح فعاليتها

فعاليتهاي اداره تداركات در مفهوم ارتباطات سيستمي به بخشهاي زير تقسيم مي‌شود كه فعاليتهاي هر كدام تشريح خواهد شد :

1ـ رياست اداره تداركات

2ـ حسابداري

3ـ تنظيم اسناد

4ـ كار پردازي

5ـ انبارها

6ـ كاردكس

7ـ دفتر اداره تداركات

 1ـ4ـ شرح فعاليتهاي رياست اداره تداركات

رياست اداره تداركات علاوه بر نقش سرپرستي ، هماهنگي ، كنترل و برنامه ريزي اداره تداركات ، فعاليتهاي زير را انجام مي دهد .

 1 ـ  دريافت درخواستهاي كالا از طريق مديريت واحدهاي سازمان و تاييد اوليه براي انجام عمليات تحويل كالا از انبارها در صورت وجود

2 ـ   دريافت درخواستهاي خريدكالا از طريق مديريت واحدهاي سازمان و تاييد اوليه براي انجام عمليات خريد در صورت تامين اعتبار از سوي امور مالي و ذيحسابي

3 ـ اخذ تأئيد  درخواستهاي خريد از مديريت امور اداري ، خدمات

4 ـ اخذ تصويب درخواستهاي خريد از مديريت امور مالي و ذيحسابي در رابطه با بودجه مصوبه و تامين اعتبار

5 ـ ارجاع در خواستهاي كالا به كاردكس و انبار جهت تحويل به متقاضي

6 ـ ارجاع درخواستهاي خريد به كارپردازي جهت خريد كالا و تحويل به انبار

7 ـ درخواست و اخذ پيش پرداخت از امور مالي و ذيحسابي بابت خريدهاي كلان و خارج از حد توان تنخواه گردان اداره تداركات كه در اين صورت چك مستقينا در وجه فروشندگان  صادر ولي مسئوليت پي گيري امور بعهده تداركات مي باشد.

2 ـ4ـ شرح فعاليتهاي حسابداري

1 ـ درخواست از امور مالي و ذيحسابي نسبت به واريز وجوه بودجه ( طرح ، درآمد، جاري ) مصوبه بمرور طي سال و بصورت علي الحساب كه از طريق تنظيم اجازه پرداخت انجام مي شود .

2 ـ صدور چك در وجه كارپرداز ان  و فروشندگان و تنخواه گردانهاي فرعي و اخذ رسيد از آنان بر روي فرم حواله صدور وجه

3 ـ نگهداري حسابهاي بدهي كارپردازان ، تنخواه گردانهاي فرعي ( خدمات ، مديران، و واحدها و واحد سفارشات خارجي ) بهنگام صدور چك در وجه آنان

4 ـ نگهداري حسابهاي بدهي كاركناني كه امور خاصي را انجام مي دهند ( بطور مثال امور خريد بليط  هواپيما و …) و بدهي فروشندگان كالا و خدمات ( پيش پرداختها )

5 ـ نگهداري ساير حسابها مانند هواپيمايي جمهوري اسلامي و تنخواه گردان خوابگاه دانشجويي

6 ـ نگهداري حسابهاي منابع تامين تنخواه گردان اداره تداركات كه شامل وجوه بودجه طرح ، بودجه جاري و بودجه در آمد مي باشد.

7 ـ طي سال وجوه بودجه دريافت شده بصورت ثابت در حسابها نگهداري مي‌شود چون مرتبا با ارسال اسناد هزينه قطعي به امور مالي و ذيحسابي تجديد مي گردد باستثناي دو ماه پايان سال كه عمل تجديد تنخواه گردان انجام نمي شود  تا كل وجوه بودجه مصرف گردد و در صورت مازاد به سال بعد منتقل مي شود.

8 ـ ثبت حسابها بر اساس خلاصه فهرست اسناد و نماينده اسناد در دفتر معين انجام مي شود ، كليه حسابها در سطح معين مي باشند و طبقه بندي كلي وجود ندارد .

9 ـ نگهداري حساب بانك ( جاري 90001 ملي نزد شعبه سازمان نقشه برداري ) كه وجوه دريافتي بودجه در اين حساب واريز و چك جهت پرداخت بهاي خريدها و هزينه از اين حساب صادر مي شود.

10 ـ اخذ چك تجديد تنخواه گردان از امور مالي و ذيحسابي برابر مبلغ اسناد هزينه قطعي و واگذاري به بانك و ثبت در حساب بانك و متقابلا حسابهاي بودجه طرح   (درآمد، جاري) بستانكار مي شوند.

11 ـ نگهداري حساب تفصيلي خريدها و هزينه هاي انجام شده براي هر يك از حوزه هاي مديريت در دفتري بشكل روزنامه ، اين حسابها جنبه آماري داشته و ارتباطي با ثبت حسابها ندارد .

12 ـ كسر كردن از حساب بدهي كارپردازان و فروشندگان پس از اخذ رسيد از امور مالي و ذيحسابي  ( قبل از رسيدگي ) مبني بر رسيد اسناد هزينه قطعي و ضمائم انجام مي شود . متقابلا حسابهاي بودجه  ( طرح ، درآمد، جاري) بدهكار مي شوند .

13 ـ لازم به ذكر است كه فعاليتهاي اداره تداركات كه آثار مالي ببار مي اورند در چهار چوب نظام حسابداري دولتي و بصورت مفهوم حسابداري تنخواه گردان انجام مي شود . بدين لحاظ نگهداري حساب ريالي براي موجوديهاي انبار در نظر گرفته نشده و قيمت تمام شده موجوديها بهنگام خريد در امور مالي و ذيحسابي به حساب هزينه قطعي منظور مي گردد . كليه خريدهادر چهار چوب بودجه مصوب سالانه و با توجه به تامين اعتبار آن صورت مي پذيرد.

3 ـ4ـ شرح فعاليتهاي تنظيم اسناد

1 ـ كمك به امور مالي و ذيحسابي در امر صدور سند هزينه قطعي  ( فرم رسمي دولتي محسوب مي شود ) در سه نسخه كه حدودا 3 تا 4 مورد در هفته صادر مي شود و بانضمام فاكتورهاي خريد براي امور مالي ارسال مي شود .

2 ـ تشخيص سر فصل حسابهاي هزينه دولتي مطابق با مواد 21 گانه هزينه در چهار فصل براي هزينه ها و خريدهاي انجام شده توسط اداره تداركات با راهنمايي امور مالي و ذيحسابي .

3 ـ تنظيم فهرست نماينده اسناد هزينه قطعي در دو نسخه كه حاوي شماره و تاريخ سند هزينه قطعي ، خلاصه شرح سند، مبلغ سند و شماره در خواست خريد مي باشد . يك نسخه آن پس از اخذ رسيد از امور مالي و ذيحسابي مبني بر دريافت اسناد هزينه قطعي و ضمائم برگشت داده مي شود و در حسابداري مبناي ثبت در حسابهاي كارپردازان و فروشندگان ( بستانكار) و متقابلا حسابهاي بودجه ( طرح ، درآمد ، جاري) بدهكار قرار مي گيرد به عبارت ديگر رسيد امور مالي و ذيحسابي بر روي فهرست نماينده اسناد هزينه قطعي به منزله تأئيد  هزينه قرار گرفته در صورتي كه مراحل رسيدگي متعقبا انجام مي شود.

4 ـ تنظيم خلاصه فهرست اسناد هزينه قطعي در دو نسخه كه حاوي شرح خريدها و هزينه ها به تفكيك هر يك از كارپردازان ويا انجام دهندگان هزينه ، شماره ماده هزينه ، شماره برگ در خواست خريد ، و مبلغ مي باشد يك نسخه بهمراه سند هزينه قطعي به امور مالي و ذيحسابي ارسال ، يك نسخه ديگر مبناي ثبت و كسر از حساب كارپردازان ( به تفكيك هر كدام  ) قرار مي گيرد.

5 ـ تنظيم نماينده اسناد براي هر كارپرداز در يك نسخه كه حاوي شماره و تاريخ سند قطعي ، بنام گيرنده وجه ، شرح سند و مبلغ مي باشد فرم فهرست نماينده اسناد هزينه قطعي بعنوان صورتجلسه اين فرم تلقي مي شود.

6 ـ عقد قرار دادهاي 89 روزه با كارگران روز مزد ، اين كارگران به انجام امور خدماتي ( نظافتچي ، آبدارچي ، كمك انباردار و…) مشغول مي باشند و مشمول قانون كار بوده و از مزاياي بيمه تامين اجتماعي ، بن كارگري و… استفاده مي كنند .

7 ـ تنظيم ليست دستمزد ماهانه براي كارگران روز مزد در پنج نسخه (يك نسخه براي بانك ، دو نسخه براي امور مالي و ذيحسابي و يك نسخه بايگاني اداره تداركات و يك نسخه نيز اضافه است)

8- پيگيري امور بيمه كارگران روزمزدي، تنظيم اظهارنامه بيمه و تكميل ليست دستمزد براي تامين اجتماعي، اطلاق چك حق بيمه از امور مالي و ذيحسابي و تحويل به تامين اجتماعي واخذ رسيد برروي اظهارنامه بيمه و ليست دستمزد از شعبه تامين اجتماعي

9- پيگيري امور پرداخت ماليات حقوق كارگران روزمزدي كه بواسطه تقليل ماليات و عدم شمول تاكنون انجام نشده ولي با افزايش حداقل دستمزد در سال جاري و رسيدن حقوق تعدادي از كارگران روزمزد به حدنصاب پرداخت ماليات درسال جاري اين مسئله درجريان كار قرار گرفته است.

4-4- شرح فعاليتهاي كارپردازي

1-انجام عمليات خريد كالا و خدمات توسط 3 نفر كارپرداز از منابع داخل كشور بدون تفكيك تخصصي كالاها و خدمات انجام مي شود.

2-برنامه ريزي داخلي و توزيع درخواستهاي خريد بين كارپردازان توسط مسئول كارپردازي انجام مي شود.

3-درخواستهاي خريد كالا توسط مديريت واحدهاي متقاضي صادر شده پس از تائيد و تصويب هاي رياست اداره تداركات، مدير امور اداري و خدمات و امور مالي و ذيحسابي و معاونت مالي اداري توسط مسئول كارپردازي دريافت و سپس بين كارپردزان توزيع مي شود.

4-خريدها مي بايست براساس آئين نامه معاملات دولتي انجام شود كه خلاصه آن بشرح زير است:

براي خريد هاي تا سقف دو ميليون ريال اخذ پيش فاكتور و بررسي قيمت توسط رياست اداره تداركات منجر به انتخاب منبع خريد مي گردد. براي خريد هاي تا سقف سه ميليون ريال اخذ سه بار استعلام بها از منابع خريد و سپس انتخاب منبع خريد با نظر رياست اداره تداركات ميسر است. براي خريدهاي بيش از سه ميليون ريال انتشار آگاهي مناقصه عمومي و انتخاب منبع خريد از اين طريق انجام مي شود.

5-كارپردازان پس از انتخاب منبع خريد كالا و خدمات چنانچه نيازمند به پيش پرداخت باشد از حسابداري درخواست وجه نموده و چك صادره را در اختيار فروشنده قرار مي دهند.

6-مسئوليت پيگيري دريافت كالا و خدمات و نهايتاً تحويل به انبار (كالا) و تحويل به دريافت كننده (خدمات) بعهده كارپرداز مسئول است.

7-مسئوليت ارائه درخواست خريد و صورتحساب به انبار به همراه اجناس خريداري شده و سپس اخذ يك نسخه قبض انبار بعهده كارپرداز مسئول است.

8-كارپرداز مسئول، كليه مدارك را جهت صدور سند هزينه قطعي به تنظيم اسناد ارائه مي دهد.

9-درمواردي كه تحويل كالاي خريداري شده به مصرف كننده ضرورت فوري دارد جنس مستقيماً به واحد مصرف كننده تحويل مي شود. ولي حواله و قبض انبار معادل يكديگر صادر شده و مراحل ثبت دركاردكس انبار مانند ساير موارد است.

5-4-شرح فعاليتهاي انبارها

سه انبار ملزومات، ترابري و مصالح ساختماني مجموعه انبارهاي اداره تداركات مي‌باشند، اقلام خريداري شده در آنها نگهداري و سپس به مصرف كنندگان (واحدهاي سازماني) تحويل داده مي شوند. شرح فعاليت انبارهاي سه گانه به اين ترتيب است:

1-5-4-انبار ملزومات

1-انبار ملزومات داراي حداكثر 200 قلم جنس مي باشد كه در يك سالن مسقف نگهداري مي شوند.

2-اقلام عمده انبار ملزومات شامل فيلمهاي عكاسي، كاغذ عكاسي، داروهاي ظهور و ثبوت، وسايل و ملزومات مصرفي اداري و خدماتي است.

3-فرمت كاردكس انبار براي كليه اقلام بصورت دفتر (مجلد) نگه داري مي شود شماره اقلام منطبق بركاردكس واحد كاردكس مي باشد.

4-دريافت كالاهاي خريداري شده و صدور قبض انبار در سه نسخه براي بايگاني انبار واحد كادركس و تنظيم اسناد ارسال مي شود.

5-درصورت عدم موجودي جنس درخواست شده در انبار برروي حواله انبار (صادر شده توسط واحد كاردكس) «موجود نيست» درج مي شود.

6-شماره گذاري اقلام بر روي قفسه ها منطبق با شماره كاردكس انجام شده ولي بعلت كمبود فضاي انبار رديف شماره اقلام در كنار يكديگر رعايت نشده است.

7-ثبت مقادير وارده و صادره كالا در كاردكس (دفتر) بترتيب براساس قبض انبار و حواله انبار انجام مي شود.

8-تحويل جنس به واحدهاي مصرف كننده براساس حواله انبار صادره توسط واحدكادركس انجام وسپس توزيع نسخ حواله انبار توسط انبار دار انجام مي شود. (براي بايگاني انبار، كاردكس تداركات و واحد مصرف كننده)

9-انبار گرداني سالانه با حضور نمايندگان امور مالي و ذيحسابي انجام مي شود. موجوديها يك بار شمارش گرديده و با كاردكس مقايسه و درصورت مغايرت كاردكس اصلاح شده و درصورتجلسه ثبت مي شوند.

10-جهت پيگيري شماره اقلام از دفتر راهنما برحسب حروف الفبا (نام جنس) استفاده  مي شود.

2-5-4-انبار ترابري

1-انبار ترابري داراي حداكثر 900 قلم جنس (قطعات يدكي وسايط نقليه ) است كه بعلت عدم اختصاص فضاي مناسب بخشي از اقلام آن در انبار ملزومات بخش در محوطه روباز و بخشي در انبار پاي كار (حدد 340 قلم قطعات يدكي كه مصرف زياد دارند) نگهداري مي شوند.

2-فرمت كاردكس انبار براي كليه اقلام بصورت دفتر (مجلد) نگهداري مي شود شماره اقلام منطبق با كادركس واحد كادركس است.

3-ثبت مقادير وارده و صادره كالا در كادركس بترتيب براساس قبض انبار و حواله انبار انجام مي شود.

4-دريافت كالاهاي خريداري شده وسپس صدور قبض انبار در سه نسخه كه براي بايگاني انبار، واحد كاردكس و تنظيم اسناد ارسال مي شود.

5-درصورت عدم موجودي جنس درخواستي در انبار بر روي حواله انبار (صادره توسط واحد كاردكس) «موجود نيست» درج مي شود.

6-انبارگرداني سالانه با حضور نمايندگان امور مالي و ذيحسابي، مانند انبار ملزومات انجام مي شود.

7-در اوايل سال 72 موجودي انبار پاي كار كه مسئوليت آنها بعهده واحد ترابري بوده به موجودي انبار ترابري منتقل گرديده ولي از نظر نزديكي به واحد ترابري همچنان درهمان محل قبلي مستقر مي باشد و مسئوليت دريافت و تحويل اقلام را بعهده دارد.

8-بهنگام تحويل قطعات يدكي به واحد ترابري قطعه يدكي فرسوده (معادل) دريافت و قبض انبار فرسوده درچهارنسخه صادر مي شود يك نسخه به راننده مربوطه يك نسخه به دفتر اداره تداركات يك نسخه در پرونده راننده يك نسخه بايگاني درانبار

9-دفتر كنترل قعطات يدك تحويل براي مصرف به تفكيك هر اتومبيل حاوي شماره حواله انبار سريال مشخصه قطعه، شماره اتومبيل، تعداد قطعه و تاريخ تعويض نگهداري و ثبت مي شود تا آمار مصرف قطعات يدكي براي هر وسيله نقليه بدست آيد.

10-قطعات يدكي فرسوده درتناوبهاي زماني تحويل جمعدار اموال مي شود تا از طريق مزايده بفروش مي رسد.

11-به هنگام خريد قطعات يدكي از منابع خريد برخي از انواع قطعات يدكي فرسوده (باطري و …) مي بايست به فروشنده تحويل شود. كه اين نوع اقلام به كارپرداز مربوطه تحويل مي گردد.

3-5-4-انبار مصالح ساختماني و تأسيساتي

1-اين انبار داراي حداكثر 500 قلم جنس مي باشد كه اقلام باحجم كم در يك سالن مسقف نگهداري شده و ساير مصالح با حجم زياد در محوطه سازمان و پاي كار ساختمانهاي درحال احداث ريخته مي شوند.

2-اقلام عمده انبار مصالح ساختماني و تأسيسات شامل آهن آلات، سيمان، آجر، لوله، لوازم برقي، ابزار آهنگري و لوله كشي ابزار نجاري، رنگ ساختماني و … مي‌باشد.

3-فرمت كاردكس انبار براي كليه اقلام بصورت دفتر (مجلد) نگهداري مي شود كه اين دفتر از نظر شكل ساده تر از دفاتر (كاردكس) انبارهاي ترابري و ملزومات مي‌باشد.

4-نحوه شماره گذاري اقلام انبار مطابق شماره گذاري واحدكاردكس است.

5-دفتري جهت ثبت شماره هاي قبض و حواله هاي انبار كه اقلام آنها مستقيماً به مصرف كننده تحويل شده دراين انبار نگهداري و شماره حواله هاي انبار، شرح جنس، تعداد، مبلغ، نام درخواست كننده و تحويل گيرنده و شماره قبض انبار (برابر) درج مي شود.

6-متقاضيان اقلام انبار مصالح ساختماني و  تأسيسات  عمدتاً اداره ساختمان و مديريت نقشه برداري زميني مي باشند و جهت دريافت اقلام از فرم درخواست كالا استفاده نمي كنند و چون بخشي از اقلام مصالح ساختماني دراختيار خودشان و پاي كار مي باشد لذا حواله انبار توسط همان واحدهاي متقاضي (به هنگام دريافت مستقيم از كارپردازي) صادر شده و سپس انباردار مبادرت به صدور قبض انبار (برابر) مي نمايد.

7-جهت پيگيري شماره اقلام انبار مصالح ساختماني و تأسيسات از دفتر راهنمايي استفاده مي شود كه براساس حروف الفبا نام اقلام طرح ريزي شده است و علاوه بر شماره و نام جنس، قيمت خريدنيز در آن ثبت مي شود.

8-به هنگام صدور قبض انبار و براساس فاكتورهاي خريد كه توسط كارپرداز به انباردار ارائه شده، قيمت اجناس در دفتري بصورت آماري نگهداري مي شود.

9-قيمت اجناس برروي حواله هايي كه توسط انبار دار صادر شده درج مي شود و در مورد حواله انبارهاي صادره توسط واحدهاي مصرف كننده توسط همان واحدها قيمت اجناس نوشته مي شود.

10-قيمت گذاري اقلام صادره از انبار به روشهاي متداول و استاندارد انجام نمي‌شود و تجربه و نظر انبار دار يا واحد مصرف كننده دراين مورد موثر است.

6-4-شرح فعاليتهاي كاردكس

1-مسئوليت ثبت و نگهداري كاردكس بعهده يك نفر مي باشد.

2-براي كليه اقلام موجود در انبارهاي سه گانه كاردكس نگهداري مي شود كه حاوي اطلاعات، شماره و تاريخ قبض و حواله انبار، مقادير رسيده، فرستاده ومانده موجودي است.

3-شماره گذاري اقلام به تفكيك هر انبار و به صورت سريال مي باشد طبقه بندي منطقي براي شماره گذاري وجود ندارد.

4-دريافت فرم درخواست كالا پس از تصويب رياست اداره تداركات و سپس موجودي يا عدم موجودي جنس درخواستي براساس اطلاعات كاردكس تعيين مي‌شود.

5- حواله انبار براي اقلامي كه در انبارهاي ملزومات و ترابري موجودي هستند در سه نسخه صادر شده و توسط متقاضي به انبار مربوطه ارائه مي شود دراين مرحله يك نسخه از حواله انبار به همراه جنس به متقاضي تحويل شده يك نسخه پس از ثبت در دفتر كاردكس انبار بايگاني و نسخه سوم به واحد كاردكس ارسال شده وپس از ثبت در كاردكس مربوطه بايگاني مي شود.

درج نرخ و بها اقلام صادره از انبار برروي حواله بماخذ اطلاعات كاردكس توسط اين واحد انجام مي شود و سپس هيچگونه كاربرد ديگري ندارد.

7-4-شرح فعاليتهاي دفتر اداره تداركات

1-ثبت ارسال و مراسلات اداره تداركات در دفتر انديكاتور

2-ثبت مراحل ارجاع درخواستهاي خريد به دفاتر معاونتها و مديريتها در دفتري تحت عنوان دفتر پيگيري درخواستهاي خريد داخلي سال.

3-دفتر پيگيري درخواستهاي خريد داخلي حاوي اطلاعاتي شامل

عنوان كالاي مورد درخواست نام مديريت واحد مربوطه تعداد اقلام درخواستي تاريخ ارجاع به دفتر معاونت مالي اداري سازمان تاريخ ارجاع به دفتر رياست سازمان، تاريخ برگشت به اداره تداركات، شماره درخواست خريد تاريخ ارجاع به امور مالي و ذيحسابي و تاريخ برگشت به اداره تداركات مي باشد.

4-پاسخگويي به واحدهاي درخواست كننده كالا بماخذ اطلاعات دفتر پيگيري درخواستهاي خريد داخلي .

قسمت پنجم : اشكالات و نارسائيها

1-ساخت سازماني اداره تداركات ناهمگون با روشهاي اجرايي آن است و باعث گرديده تا اهداف مورد نظر اين اداره كه مي بايستي برپايه واصول روابط منطقي سازماني، تفكيك مسئوليت ها، جلوگيري از تداخل وظايف وتناسب اختيارات و مسئوليتها باشد بطور كلي برآورده نگردد. (مسئول تنظيم اسناد عملاً مسئوليت دايره كارپردازي را نيز بعهده داردو …)

2-بعضاً ضعف كيفي نيروي انساني (دربرخي سيستمها) علاوه براينكه باعث تضعيف عملكرد اداره تداركات مي گردد، چون تصميم گيريها در زمينه تصويب خريدها، تحويل اقلام به مصرف كنندگان و … در اكثريت موارد به مديران سطوح بالا ارائه مي شود موجب كاهش اوقات موثر مديريت نيز گرديده است.

3-عدم استفاده از نرم افزار مناسب باعث ازدياد حجم عمليات دفتري و بخصوص ثبت و نگهداري اطلاعات موجوديهاي انبارها گشته است ازدياد حجم نيروي انساني، عدم استفاده موثر از نيروي پرسنل و همچنين تاخير در تهيه و تنظيم اطلاعات را نيز به دنبال دارد.

4-خارج بودن دايره سفارشات خارجي از حيطه سازماني اداره تداركات (درحال حاضر مستقيماً زير نظر معاونت مالي اداري قرار دارد) و استفاده آن دايره از علي الحساب اداره تداركات باعث دوگانگي درانجام وظايف و مسئوليتهاي اين اداره گرديده است.

5-عدم وجود سيستم برنامه ريزي داخلي عمليات خريد و همچنين سيستم اطلاعاتي و گزارش دهي اصولي، مناسب و به هنگام استفاده از اطلاعات جامع جهت تصميم گيري و كنترل عمليات خريد و همچنين عدم كنترل موجوديهاي انبار وعدم كنترل مصارف هريك از واحدهاي سازمان را بدنبال دارد.

6-عدم وجود برنامه ريزي عمليات خريد انجام عمليات خريد بدون توجه به تخصصي كردن نوع خريدها (به تفكيك اقلام موجودي در بازار) بين كارپردازان و حتي توسط واحدهاي مصرف كننده اقلام باعث پراكندگي عمليات خريد و عدم تمركز اطلاعاتي و درنتيجه عدم امكان تصميم گيري هاي هماهنگ در خصوص خريدهاي بهينه از منابع مشخص گرديده است.

7-گردش بيش از حد فرمها و مدارك خريد و اطلاع يافتن غيرضروري بعضي كاركنان ( ازجمله رويت فاكتورهاي خريد توسط انبار دار) باعث :

-         صرفه جويي انرژي و اتلاف وقت در نتيجه كندكي گردش عمليات و اطلاعات

-         عدم رعايت اصول كنترل هاي داخلي

-         انجام دوباره كاريهاي غيرضروري و درنتيجه لوث شدن مسئوليت ها

-  ايجاد فرمها و دفاتر سليقه اي متعدد و درنتيجه افزايش حجم عمليات ثبت و ضبط اطلاعات و اتلاف وقت پرسنل

-  ارسال و ارائه اسناد و مدارك از طريق واحدهاي مصرف كننده اقلام بين دواير اداره تداركات بصورت غيراصولي انجام مي شود (گردش كار از طريق متقاضي كالا و يا حتي فروشنده كالا صورت مي گيرد.)

8- انجام عمليات خريد بعضاً از سوي مديريتهاي ساير واحدهاي سازماني بجز از طريق كانال اداره تداركات امكان پيگيري موثر از اين اداره و تجربه براي عمليات آتي را سلب مي نمايد.

9-عدم وجود ساختمانهاي محصور و مسقف كافي ولازم براي انبارها، در رابطه با نگهداري آن دسته از اقلامي كه علي الاصول مي بايستي درچنين مكانهايي نگهداري شوند از يك سو باعث تضعيف كيفي عمليات انبارداري و كاهش اعمال كنترلهاي فيزيكي بوده و از سوي ديگر اقلام مذكور را در معرض آسيب پذيري قرار داده است.

10-شماره گذاري اقلام انبار بصورت سريال و بدون توجه به ماهيت و نوع اقلام انجام شده و بعضاً اقلامي كه گردش ندارند و شماره آنها توسط انباردار حذف مي‌گردد بطور كلي نحوه شماره گذاري از اصول منطقي برخوردار نبوده و پيگيري شماره ها صرفاً با تجربه انبار دار عملي مي گردد.

11-عدم روشهاي مناسب كنترل كيفيت كالاهاي وارده به انبارها و همچنين نگهداري برخي موجوديها در فضاي باز و بدون پوشش مناسب بعلت كمبود فضاي انبارها عملاً موجب لوث گرديدن مسئوليت نگهداري اقلام موجودي گرديده است.

12-عدم روش مناسب جهت شناسايي اقلام ضايعاتي انبارها و همچنين نگهداري اقلام راكد و ضايع شده در كنار اقلام سالم در انبارها موجب انعكاس غيرواقعي موجوديهاي انبارها و درنتيجه تصميم گيري هاي نادرست در مورد اقلام مزبور مي‌گردد.

13-بعلت كمبود پرسنل موظف و دائمي درانبارها ( انبار ملزومات و انبار مصالح ساختماني فقط سرپرست انبار عهده دار كليه امور است و در انبار ترابري يك نفر به سرپرست انبار كمك مي نمايد) انجام عمليات جابجايي، فضاسازي و بهبود امور داخلي انبارها با مشكل و دربعضي موارد ناممكن مي باشد و درشرايطي كه انبار دار مربوطه دچار بيماري شود ويا به مرخصي احتياج داشته باشد امور انبار معوق مانده ودرنتيجه به انباردار ديگري سپرده مي شود و همچنين كليد اضافي درب انبارها بطور دائمي نزد اداره تداركات (حسابداري) نگهداري مي شود در مواقع ضروري استفاده شود همه موارد فوق ممكن است منجر به لوث شدن مسئوليت نگهداري موجوديها كه بعهده انباردار است شود.

14-فقدان شماره سريال چاپي برروي مبناي ورودي و خروجي اقلام انبارها موجب عدم امكان كنترل گرديده و از طرف ديگر احتمال مفقود شدن مدارك و امكان عدم اطلاع از موضوع را نيز در بر دارد (قبض انبار و حواله انبار شماره سريال چاپي ندارند)

15-عدم وجود فرم مناسبي براي تحويلهاي مستقيم اقلام به واحدهاي مصرف كننده و اخذ رسيد از آنها باعث عدم اطلاع به موقع از چنين امري توسط انبارها (بخصوص انبار مصالح ساختماني) جهت ثبت اطلاعات و صدور قبض و حواله  انبار (برابر) مي‌گردد.

16-عدم وجود فرم مناسبي براي رساندن اطلاع به انبارها از سفارشهاي خريد و زمان تحويل آنها باعث بي اطلاعي انباردارها از در راه بودن اقلام تا هنگام رسيدن اجناس به انبار مي باشد كه از اين جهت پيش آمدن مشكلاتي از قبيل كمبودجا، بيماري و مرخصي بودن انباردار مربوطه و … دور از ذهن نمي باشد.

17-گردآوري و تحويل اقلام فرسوده به جمعدار اموال جهت فروش از طريق مزايده فقط توسط انبار ترابري (يدكي وسايط نقليه) انجام مي شود كه در اين رابطه اعمال كنترلهاي موثر صورت نمي پذيرد.

18-نگهداري اطلاعات جهت كنترل برروي مصرف لوازم يدكي وسايط نقليه كه به تفكيك هر وسيله نقليه و نام راننده انجام مي شود عليرغم مثبت بودن آن از زير بناي منطقي و گويا بودن دفاتر و نحوه ثبت مناسب برخوردار نبوده و بعضاً اطلاعات اضافي با صرف انرژي و وقت زياد تهيه مي شوند. يك نسخه قبض انبار فرسوده براي حسابداري ارسال مي شود و لي هيچگونه پيگيري و اعمال كنترلي برروي آنها انجامي نمي شود.

19-عدم كنترل موثر برروي مصالح ساختماني توسط انباردار مربوطه كه به دليل ماهيت اين اقلام و لزوم تحويل مستقيم به واحدهاي مصرف كننده پيش آمده است و همچنين صدور حواله انبار توسط واحدهاي مصرف كننده باعث عدم شمول مسئوليت نگهداري موجوديها توسط انبار دار برروي اين گونه اقلام گرديده است در  اين مورد ضعف كنترلهاي داخلي به نحو آشكار و غيرقابل توجه ديده مي شود.

20-عدم وجود سيستم حسابداري انبار و عدم ثبت اطلاعات ريالي و انعكاس قيمت تمام شده موجوديها در حسابهاي سالانه سازمان كه منبعث از سيستم حسابداري دولتي مي باشد باعث كم توجهي امور مالي و ذيحسابي و طبعاً اداره تداركات نسبت به اهميت ريالي موجوديهاي انبار ها گرديده است و دراين زمينه نسبت به اعمال كنترلها برروي موجوديها توجه كمتري اعمال مي گردد.

21-تعدد و تنوع بيش از حد فرمهايي كه در دايره تنظيم اسناد به منظور جمع آوري اطلاعات ريالي خريدها و هزينه ها تنظيم مي شوند وپس از ارسال به امور مالي و ذيحسابي براي ثبت در حسابهاي اداره تداركات بكار مي روند باعث :

-         انجام دوباره كاريهاي غيرضروري

-  ايجاد فرمها و دفاتر سليقه اي متعدد و درنتيجه افزايش حجم عمليات ثبت و ضبط اطلاعات فهرست اسناد هزينه قطعي عملا پاسخگوي يك نوع اطلاعات مي باشند.

23-درپايان ذكر اين نكته حائز اهميت است كه تعدد و تداخل وروديها و خروجيها كه در نمودار مفهومي گردش اطلاعات (سطح تفصيلي) نمايش داده شده بيانگر تصوير غيرمنطقي ارتباطات دواير اداره تداركات و مغشوش بودن سيستم اطلاعات آن مي‌باشد.

قسمت ششم : پيشنهاد (چارچوب سيستم هاي مورد نياز)

به منظور بهبود روشهاي گردش عملياتي اداره تداركات درجهت نيل به اهداف مورد نظر آن اداره برپايه اصول روابط منطقي سازماني و گردش صحيح اطلاعات كه بواسطه وجود ارتباطات منطقي بين دواير و با محيط بيروني اداره تداركات بايد پايه ريزي گردد پيشنهادات ذيل بصورت مفاهيم كلي ارائه مي گردد:

1-تعيين ساخت سازماني مناسب بر پايه اصول روابط منطقي سازماني، تفكيك مسئوليت هاي پرسنل از يكديگر و تدوين شرح وظايف پرسنل طبق ساختار سازماني جديد .

2-برطرف نمودن ضعف كيفي نيروي انساني (دربرخي پستها) از طريق تشويق به شركت در كلاسهاي آموزشي مراكز آموزشي حرفه اي (مانند مراكز آموزش مديريت دولتي مركز آموزش مديريت صنعتي) و تقبل هزينه كلاسها توسط سازمان

3-استفاده از امكانات و خدمات ماشيني (كامپيوتر) جهت سرعت بخشيدن به گردش امور وثبت ونگهداري اطلاعات بخصوص در مورد ثبت و نگهداري اطلاعات موجوديهاي انبار، حسابهاي كارپردازان، فروشندگان، تنخواه گردانها و… و بانكها اطلاعاتي جهت خرديدهاي بهينه.

4-طراحي و استقرار سيستم هاي اطلاعاتي خريد موجوديهاي انبار و حسابداري كه منجر به تهيه و تدوين گزارشات جامع اطلاعاتي بصورت مناسب و بهنگام گردند تا مديريت (به مفهوم عام) اداره تداركات را جهت تصميم گيري برنامه ريزي و كنترل و هدايت عمليات خريد، نگهداري موجوديهاي انبارها و مصارف موجودي ها ياري رساند.

5-طراحي و استقرار سيستم هاي فوق بصورت طراحي نمودارهاي گردش عمليات، تعيين وروديها و خروجيهاي هريك از سيستم ها (فرمها و كارتهايي كه مباني واريز اطلاعات به كامپيوتر) و تعيين ارتباطات منطقي گردش اطلاعت بين دواير استفاده كننده از سيستم ها و همچنين محيط بيروني اداره تداركات (كل سازمان نقشه برداري) بايد تبلور يابد تا از انجام تداخل امور دواير در يكديگر، از انجام دوباره كاريهاي غيرضروري لوث شدن مسئوليتها، گردش غير ضروري فرمهاي بي مورد جلوگيري شده و حجم عمليات و گردش اطلاعات بصورت منطقي، كارآ و موثر درآيد.

6-لزوم تمركز كليه عمليات خريد كالا و خدمات اداره تداركات و جلوگيري از پراكندگي اين گونه عمليات در سازمان مي بايست براي مديريت توجيه و در جهت اين امر تلاش نمود تا از طريق مزاياي كاربرد سيستم هاي بهينه در اداره تداركات، كل تشكيلات سازمان منتفع گردند.

7-جهت بهبود وضعيت نگهداري موجوديها علاوه بر استفاده از سيستم هاي نرم افزاري كارآ و موثر مي بايست مسئولين را از نظر امكانات سخت افزاري (ساختمانها و تجهيزات انبار) و همچنين نيروي انساني تقويت نمود.

8-روشهاي مناسب كدگذاري اقلام انبارها برپايه و اصول منطقي و با توجه به ماهيت و نوع اقلام بايد تدوين و بمورد اجرا گذارده شود تا استفاده (كامپيوتر) بسهولت و بهتر صورت پذيرد.

9-در رابطه با اولين اقدام براي مكانيزاسيون سيستم هاي مورد نياز سازمان سيستم انبار با مشخصات پيوست پيشنهاد مي گردد، كه اين سيستم با چهارچوب مشخص شده به عنوان سيستم پيشنهادي خواهد بود.

مشخصات كلي سيستم كنترل موجودي و حسابداري انبار

-         وظايف عمده سيستم شامل موارد زير خواهد بود:

-  نگهداري و بروز آوري اطلاعات پايه اقلام انبار (شامل شرح، كد، واحد اندازه گيري مقدار اول دوره قيمت واحد قفسه و رديف)

-         قسمت گذاري اقلام وارده و صادره به روش ميانگين موزون

-         بروزآوري موجدي مقداري و ريالي انبارها

-         ثبت و نگهداري گردش اقلام انبارها

گزارشات سيستم به قرار زير خواهد بود:

-         كاردكس مقداري و ريالي هريك از اقلام

-         كاتالوگ اقلام انبار

-         بررسي اطلاعات اسناد انبار

-         گردش موجودي مقداري و ريالي انبار (ماهانه)

-         گردش موجودي مقداري و ريالي انبار (سالانه)

-         خلاصه گردش مقداري و ريالي اقلام صادره از انبار

-         گردش انبار گرداني

-         برگ شمارش TAG (جهت انبار گرداني)

-         ليست مغايرت انبارگرداني

-         گردش تعدادي انبار (جهت مسئولين انبار)

-         خلاصه مصرف مراكز هزينه)

پایان نامه,انجام پایان نامه,رشته کامپیوتر نرم افزار - گزارش كارآموزي - بررسي مقدماتي تداركات و سيستم انبارها در سازمان نقشه برداري كشور

برای دانلود فایل مقاله کلیک کنید

 
   
سفارش پایان نامه